Receber uma crítica não é fácil, mas fazer a crítica nem sempre é tarefa das mais simples.

Você sabe dizer o que realmente significa feedback?

 

Peter Drucker disse:

 

“A coisa mais importante na comunicação é ouvir o que não está sendo dito.”

O que é feedback?

Feedback é uma ação que revela os pontos positivos e negativos do trabalho executado tendo em vista a melhoria do mesmo. Ele é o parecer sobre uma pessoa, ou grupo de pessoas, na realização de um trabalho com o intuito de avaliar seu desempenho.

Image

O processo de feedback

Este processo ocorre através do fornecimento de informações para o aperfeiçoamento do desempenho de uma pessoa, portanto, vinda de uma análise baseada no senso crítico e não no senso comum.

Feedback é comunicação, é diálogo, mas não é palestra!

Sendo assim, feedback não é uma opinião que expresse um sentimento ou emoção, nem queixa, bronca, conselho ou mesmo lição de moral. Por isso nunca comece o diálogo já tendo em mente que tem certeza que sabe a conclusão.

Qual a importância do feedback?

A importância da aplicação constante de feedback ao longo do tempo mostra que sua eficácia é tanto maior quanto mais próxima esteja da ocorrência que lhe deu origem. Esperar demais para fornecer feedback agrava as situações que precisam ser corrigidas e enfraquece o melhor momento para comemorar vitórias obtidas.

Dar feedback é um desafio, pois requer entender as pessoas e a maneira como elas reagem para aprimorar sua capacidade de dar retorno. Ser capaz de fazer uma leitura das outras pessoas não é uma habilidade inata, mas algo que precisamos desenvolver.

Portanto, feedback é investir pouco e ter resultado rápido e direto, pois o feedback indica o caminho que deve ser seguido para que o objetivo seja atingido, afinal queremos mudar, ou ressaltar, algum comportamento.

Principais tipos de feedback

Formal: É um processo pontual e agendado.

InformalOcorre continuamente no dia a dia.

PositivoQuando se deseja repetição do comportamento. Ele pode ter efeitos curativos e ajudar a pessoa a superar obstáculos em sua vida.

CorretivoQuando se deseja mudança de comportamento. Você sinaliza um determinado caminho a seguir com base em normas, regras e contexto.

InsuficienteÉ vago, sem propósito, gera uma resposta mínima e nenhum impacto, por exemplo: “É isso aí!”, “Muito bem!”, “Meus parabéns!”.

OfensivoVocê ridiculariza, menospreza, é agressivo ou diminui o receptor. Atenção! Esse tipo de feedback pode causar danos à personalidade e à autoestima das pessoas.

 

Lembre-se: A maneira com que se dá o feedback, está intimamente relacionada à receptividade e eficácia do mesmo.

As maiores dificuldades

Existem diversos fatores que dificultam o processo de dar e receber feedbacks. Abaixo você poderá encontrar quais são.

Image

Dificuldades em dar feedback

Entre os fatores culturais que tornam a leitura do feedback como crítica e agravam o desconhecimento das pessoas sobre como é bom fazê-lo estão:

  • Medo de chocar o receptor
  • Receio de receber críticas
  • Medo de ser mal interpretado
  • Medo de não saber como falar
  • Receio de ele não concordar
  • Achar que outra pessoa vai falar
  • Pensar que vai começar uma discussão
  • Achar que vai “sobrar” para si mesmo
  • Pensar que vai falar pela enésima vez
  • Temer as reações do outro
  • Medo de comprometer amizade, relações sociais, competência e status

 

Enquanto a pessoa que recebe o feedback pode ter medo de ser humilhada, aquele que está falando teme que o outro se ofenda com os seus comentários e deixe de gostar dele.

Dificuldades em receber feedback

Vivemos em uma cultura onde é difícil aceitar nossas ineficiências e ainda mais admiti-las para outros publicamente. Sendo assim, abaixo é citado por que muitas pessoas têm dificuldades em receber feedback:

  • Receio em admitir que errou
  • Falta de credibilidade em quem está dando feedback
  • Receio em perder a imagem ou status conquistado
  • Medo de autoconhecimento
  • Não gosta de ser chamado a atenção
  • Pensa que é perseguição
  • Diz saber o que faz e que é responsável pelos seus erros
  • Diz que esse é o seu jeito de fazer as coisas e que cada um tem seu jeito

 

Sob a influência de medos inconscientes, as duas partes tendem a entrar num modo defensivo.

5 passos do feedback

Antes de dar seu feedback, elabore um pequeno roteiro. Aqui estão cinco passos para guia-lo para um bom resultado.

Image

1.

Preparação

Reflita cuidadosamente sobre o que pretende falar e faça um balanço de aspectos positivos e negativos, assim os fatos mais importantes serão privilegiados na conversa, bem como os pontos positivos ajudam a quebrar a resistência.

2.

Escolha do ambiente

A conversa deve ser em um ambiente neutro, sem interrupções ou terceiros, pois o local adequado ajuda a diminuir a tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias não interrompam o processo de feedback.

3.

Definição de regras

Para que a conversa não se reduza a um jogo de acusações e defesas é aconselhável pedir que, enquanto você fala, o outro apenas escute, pois, as respostas de bate-pronto geram tensão. Com a espera, a impulsividade é controlada e há tempo para assimilar o que foi dito.

4.

Início

Inicie a reunião de feedback de forma leve e se concentre sobre os pontos positivos de quem ouve, antes de cobrar algo, pois isto ajuda a diminuir as defesas do outro e ainda dissolve parte da tensão da conversa.

5.

Finalização

Ao final é fundamental que haja um reforço dos pontos principais do feedback, pois ajuda a organizar o pensamento e selecionar o mais importante da conversa. Seja breve!

Dicas para feedback

Nunca se esqueça de que críticas devem ser feitas reservadamente, mas elogios podem ser públicos!

Image

Seja específico

Ser específico e não generalista não cria dúvidas ou falsas expectativas durante o processo. Apresente exemplos e argumentos palpáveis!

Seja simpático e tenha empatia

Não faça com que esta conversa pareça que você quer “derrubar” a pessoa, quebre o gelo e inicie sempre com expressões amigáveis.

Mantenha o equilíbrio

Não elogie demais, nem critique demais. Para ser construtivo, o feedback não pode ser “puxão de orelha” nem tampouco “jogar confete”. Equilibre sua análise ressaltando os pontos fortes e os pontos a serem desenvolvidos.

Apresente orientações

Mostre como o processo realizado pelo ouvinte poderia ter tido um resultado melhor. Apenas dizer que algo não deu certo, sem comentários consistentes, deixa o feedback sem sentido. É necessário sinalizar o que pode e deve ser feito para melhorar.

Tenha a mente aberta

Mostre estar aberto para trocar ideias e procure entender se existem fatores desconhecidos por você que podem estar afetando o desempenho.

Evite o tom acusatório

Não utilize frases como “você é” ou “você fez”. Ao invés disto, é melhor dizer “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”. Esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.

Observe o ouvinte

Mantenha a percepção de como o ouvinte reage às suas colocações. A expressão facial irá orientá-lo se o feedback está sendo construtivo ou apenas complicando uma situação que poderia ser contornada sem grandes “atropelos” de comunicação.

Escute também

Quem fala também deve estar preparado a escutar a outra parte. Uma comunicação unilateral não surte os melhores efeitos, por isso, esteja pronto para ver o “outro lado da moeda”.

Escolha o momento certo

O feedback faz mais sentido quando é fornecido pouco tempo após o comportamento sobre o qual se espera retorno. Não guarde por meses algo importante a dizer, porém se a situação for de estresse, tratar do tema quando os ânimos ainda estão alterados só piora as coisas.

Foque em comportamentos

Dar o foco em comportamentos, e não em pessoas, possibilita uma análise e medição. Não compare o ouvinte com outras pessoas!

Também questione

Faça perguntas e seja paciente e bom ouvinte das respostas.

Compartilhe informações

Um bom feedback não é uma conversa de conselhos ou opinião. Fale somente sobre o que você está vendo.

Tome nota

Fazer anotações é importante tanto para quem dá quanto para quem recebe o feedback, pois assim nenhum fator importante será esquecido. Ao final da conversa, releia os compromissos e estipule pontos de controle.

Resumo das dicas

Feedback campeão

Feedback fracassado

Específico

Generalista

Simpático e empático

Antipático e desprezível

Equilibrado entre positivo e construtivo

Apenas feedback negativo

Sinaliza o que deve ser mudado

Não dá orientações

Está perceptível as reações do ouvinte

Não observa o ouvinte

Você assume a responsabilidade

A responsabilidade é transferida

Ouve a pessoa

A comunicação é unilateral

Ocorre o mais breve possível

É lento, guardado e descarregado

Descreve o comportamento

Avalia e julga o comportamento

Apresenta fatos

Dá opinião e conselho

Registra ações e evidências do feedback

Bate papo sem propósito

Levanta questões relevantes

Faz afirmações sem embasamento

Especifica as consequências

As consequências são vagas

É solicitado ou desejado

É imposto

Afirma o valor do receptor

Nega o valor do receptor

Erros comuns no feedback

O pior erro é não dar feedback, mas também é comum só se dar feedback negativo ou só dar o positivo quando precisa dar feedback corretivo, além de acabar sendo emotivo ou pessoal. Não se esqueça de deixar um espaço para ocorrerem as melhorias propostas e desta forma avaliar o resultado do feedback.

Image

Efeito Halo

Tendência a considerar todos os aspectos da avaliação baseado numa ideia inicial sobre o avaliado. Essa ideia pode ser positiva ou negativa.

Image

Efeito sequencial

Tendência a avaliar um item de maneira similar ao item anterior.

Image

Efeito similaridade

Tendência a avaliar positivamente aspectos ou temas que você gosta ou domina. As vezes pode ir ao outro extremo, avaliando muito negativamente os itens de domínio.

Image

Efeito última semana

Tendência a considerar na avaliação somente os acontecimentos recentes relacionados ao avaliado.

Image

Impactos da ausência do feedback

Os efeitos da ausência de feedback podem ser observados nestes pontos abaixo.

Image
  • Impacta na produtividade.
  • Causa desmotivação.
  • Compromete a lealdade do funcionário em relação a liderança.
  • Aumenta o risco de perda de talentos.
  • Gera comportamentos inadequados.

 

É possível perceber que falta feedback quando o desempenho é baixo, há dificuldade de relacionamento e pouca iniciativa.

Reações comuns ao feedback

As reações ao feedback normalmente variam entre quatro tipos diferentes, confira abaixo.

Image
Image

Negação

“Não, isso não é verdade.”

“Eu não fiz isso”

Image

Indiferença

“Isto não me afeta nem um pouco…”

“Entrou por um ouvido e saiu pelo outro”

Image

Raiva

“Como podem pensar isto de mim?”

“Quem é ele para me julgar?”

Image

Aceitação e reflexão

“É, realmente já me disseram isso”

Evidências do progresso do feedback

Aqui estão algumas evidências para você saber se está indo no caminho certo durante o feedback.

Image

Positivas

  • A pessoa está ouvindo cuidadosamente
  • A pessoa agradece
  • A pessoa concorda e até contribui com o feedback

Negativas

  • A pessoa se justifica ou fica argumentando
  • A pessoa nega ou ignora o feedback
  • A pessoa esquece rapidamente o que foi falado

Como você dá feedback?

A maneira com que se dá o feedback está intimamente relacionada à receptividade e eficácia do mesmo.

Image

Identifique o tipo de feedback

Um feedback pode ser formal quando ele é um processo pontual e agendado ou informal quando ocorre continuamente no dia a dia.

Deve-se dar um feedback positivo quando se deseja repetição do comportamento. Ele pode ter efeitos curativos e ajudar a pessoa a superar obstáculos em sua vida.

Quando se deseja mudança de comportamento dá-se um feedback corretivo, onde você sinaliza um determinado caminho a seguir com base em normas, regras e contexto.

Atenção

Os feedbacks insignificantes, ou seja, aqueles que são vagos e sem propósito, geram uma resposta mínima e nenhum impacto, por exemplo: “É isso aí!”, “Muito bem!”, “Meus parabéns!”.

Não dê um feedback ofensivo, onde você ridiculariza, menospreza, é agressivo ou diminui o receptor. Esse tipo de feedback pode causar danos à personalidade e à autoestima das pessoas.

Como você recebe feedback?

Primeiro, ouça atentamente. Você terá sua chance de falar, então, aguarde!

Image

Siga estas instruções

Demonstre interesse no que é dito e seja receptivo mesmo que no momento não seja agradável e posteriormente reflita e tire conclusões.

Discordar é permitido, mas mantenha a mente aberta, procurando entender as razões da pessoa que fala.

Dê seu ponto de vista, assim você também deixa o emissor entender o que levou você a fazer algo ou apresentar certo comportamento.

Evite pensamentos paralelos e não fique construindo justificativas, como se devesse responder a cada ponto apresentado.

Peça tempo, se precisar, para entender a situação e dê exemplos para clarificar a situação. Peça para que fique claro o que é esperado para o futuro. Não tente presumir algo que você não entendeu.

Não hesite em pedir desculpas, em caso de erros, como sinal de respeito.

Por fim, lembre-se que você pode aprender com o que está ouvindo. Entenda que esta é uma oportunidade de desenvolvimento pessoal e profissional.

Conclusão

Dar feedback é uma das coisas mais importantes que um líder pode fazer porque é por meio dele que ajudará alguém a se desenvolver. Ao mesmo tempo, é uma das tarefas mais difíceis porque, infelizmente, temos o costume de enxergá-lo como uma crítica.

Ao melhorar as habilidades de feedback, estabelecemos um processo de compreensão, respeito e confiança em uma relação. A liderança deve gerar no liderado o desejo por feedback e não a aversão.

Se a organização não possui em sua cultura a prática do feedback é preciso que seja realizado um processo de conscientização sobre a importância do mesmo. Muitos profissionais têm realmente maiores chances de ascensão na carreira depois que recebem feedback sobre sua atuação na empresa, pois essa é uma oportunidade para identificar os pontos fortes e os que precisam ser melhorados no colaborador.

Lembre-se: o feedback visa o aperfeiçoamento do desempenho de uma pessoa, portanto, ele deve ter uma base de senso crítico e não de senso comum.

Momento de reflexão

  • Quantos feedbacks você deu este ano?
  • Quantos feedbacks você recebeu este ano?
  • Qual foi o que mais contribuiu para o seu desenvolvimento?

Como o software Join RH pode ajudar neste processo?

O Join RH ajudará você a criar o hábito de dar feedbacks, pois ele o alertará de longos períodos sem feedback e também ajudará você a manter um controle centralizado destas ações, permitindo que sejam compartilhadas com seus superiores e sucessores. Além de tudo isto, quem está recebendo o feedback também terá a informação de fácil acesso, permitindo a ele também registrar sua opinião.

Um software especializado ajuda a incorporar a ação de feedback na cultura da empresa e dá a área de recursos humanos o controle deste processo.

Clique no botão abaixo e saiba mais sobre a ferramenta de feedback contínuo do Join RH: