Uma descrição de cargos é bem mais do que uma mera formalidade, é uma ferramenta útil e necessária para vários processos da gestão de pessoas.
Você quer aprender como elaborar um descrição de cargo? Vamos guia-lo neste trabalho e você conseguirá elaborar uma descrição de cargo para ajudá-lo a atender diversos processos na sua empresa.
O que é uma descrição de cargo?
Uma descrição de cargo é a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização. Ela deve ser a mais clara e concisa possível, pois é base para uma série de processos no RH.
Cada descrição de cargos é única, ou seja, as atividades descritas compreendem um cargo distinto em toda a extensão de seu significado.
Resumindo, podemos afirmar que a descrição é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo e este processo não deve ser entendido como um processo estático ou que uma vez terminado pode-se esquecer do assunto. Muito ao contrário, ele é um processo dinâmico que acompanha a própria dinâmica das mudanças da empresa e dos cargos.
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Aplicações para a descrição de cargo
Abaixo seguem seis exemplos de como uma descrição de cargo bem elaborada pode ajudar a sua empresa.
- Auditoria: ela é uma documentação necessária para a auditoria da ISO 9001, a qual é base para outras normas de qualidade.
- Recrutamento e seleção: auxilia no processo de recrutamento e seleção permitindo ao recrutador entender o cargo e seus requisitos para captar profissionais no mercado.
- Avaliação de competências: apoia o mapeamento de competências para o processo de avaliação de competências dos colaboradores e a entrevista por competências.
- Remuneração: ela fornece o alicerce firme para a avaliação dos cargos, da qual resultará a fixação de uma remuneração coerente internamente.
- Treinamento: aponta os treinamentos obrigatórios para a área de treinamento e desenvolvimento trabalhar com as capacitações.
- PPP: apresenta as atividades desempenhadas que incorporarão o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e fornece informações para a área de medicina do trabalho e a justiça do trabalho, servindo como prova em reclamações trabalhistas.
Como o Join RH pode ajudá-lo com este processo?
O sistema Join RH ajudará você a conduzir melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança através de um portal.
Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e revisão das descrições de cargos com um formulário online e o controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até o detalhamento cargo a cargo.
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Qual é a estrutura de uma descrição de cargo?
O formato mais comum inclui o título do cargo, a missão, as atividades, a formação e a experiência exigida e é comum se adotar modelos diferentes para perfis de cargos na organização. Aqui está um exemplo das estruturas essenciais a uma descrição de cargos:
1. Identificação
Identifique o nome do cargo, e seja criterioso para escrevê-lo corretamente e por completo.
2. Organograma
Indica o posicionamento do cargo na estrutura hierárquica. A quem ele se reporta? Quem responde a ele?
Essas informações indicam o quão importante este cargo é para a empresa.
Não se deve imaginar que neste ponto seja necessário colocar todo o organograma da organização com todos seus relacionamentos. O intuito é apenas indicar o contexto em que este cargo está inserido na organização.
3. Missão
Explica o principal objetivo que o cargo deve atingir. Indique o que o cargo faz, para que ele faz e sua abrangência.
Dica! para facilitar a descrição sumária, faça, primeiramente, a descrição das atividades, pois facilitará encontrar o objetivo do cargo.
Gerente de Tecnologia da Informação
Responsável pelo planejamento e gestão da tecnologia da informação junto às frentes de TI visando garantir a disponibilidade de toda infraestrutura de produção e de telecomunicações nos limites de despesas previstas no orçamento, para todas as unidades de negócio da empresa.
Analista Contábil
Este cargo tem como missão principal efetuar a análise dos saldos das contas patrimoniais dos balancetes mensais e recolhimento de impostos das unidades e empresas, garantindo a integridade dos valores que compõe o balanço de todas as empresas do grupo.
4. Atividades
São as atividades desempenhadas visando atingir o objetivo do cargo. O que faz? Como faz? Por que faz?
Auxiliar de Departamento de Pessoal
- O que faz? Realiza processos de admissão de novos colaboradores …
- Como faz? … emitindo documentos necessários e coletando assinaturas …
- Por que faz? … para registro legal.
Mecânico de Manutenção
- O que faz? Executa os serviços de manutenção mecânica …
- Como faz? … montando e desmontando máquinas e equipamentos, reparando peças …
- Por que faz? … busca o perfeito funcionamento e prolonga a vida útil das máquinas
Orientações
- Descreva entre 6 e 10 parágrafos indicando as principais atividades.
- Comece as frases com verbos ativos que melhor definam a ação requerida do seu ocupante, sempre usados na terceira pessoa do indicativo presente (analisa) ou no infinitivo pessoal (analisar).
- Utilize verbos compatíveis com o cargo descrito.
- As atividades devem ter seus parágrafos organizados de tal forma que apresente as atividades mais importantes e/ou frequentes no início.
5. Outros descritivos
É comum as empresas complementarem as descrições de cargo com diferentes informações para atender sua necessidade em determinado perfil de cargo. Aqui estão alguns exemplos de outros textos que podem ser elaborados:
- Condições de trabalho
- Desafios
- Dimensão
- Indicadores de desempenho
- Relacionamentos com clientes e fornecedores
- Responsabilidades Gerenciais
- Risco de trabalho
6. Experiência
Tempo de experiência profissional necessário para atingir o desempenho desejado no cargo. Indique o tempo e/ou tipo de experiência na descrição de cargo.
Ajudante de produção
Não requer experiência anterior.
Chefe de Produção
Experiência desejável de 6 a 8 anos na área industrial.
Operador de Produção II
Experiência mínima entre 2 e 3 anos na área.
Assistente de Vendas
Experiência desejável de 1 a 2 anos no cargo, ou função similar, com atuação em administração de vendas e controles administrativos.
Analista de Marketing Jr
Experiência desejável de 1 a 2 anos na área de marketing com atuação em coordenação de eventos e produção de materiais promocionais direcionados ao marketing industrial.
7. Formação acadêmica
Indica o grau de instrução mínimo e desejável que uma pessoa deve ter para exercer a função.
O grau de instrução se classifica basicamente em ensino fundamental, ensino médio, ensino médio técnico, ensino superior, pós-graduação, mestrado e doutorado, variando entre cursando ou completo.
O grau de instrução mínimo serve para quando não é possível identificar um profissional com a formação especificada e este deverá ter o mínimo aceitável.
Muitas vezes é necessário também informar na descrição de cargo a área de estudo, por exemplo: mecânica de autos, informática, secretariado, economia, administração de empresas etc.
Coordenador de Tecnologia da Informação
- Formação mínima: ensino superior.
- Formação desejável: pós-graduação.
- Área de estudo: análise de sistemas ou ciência da computação.
Analista de Recursos Humanos Jr
- Formação mínima: ensino superior cursando.
- Formação desejável: ensino superior completo.
- Área de estudo: administração de empresas ou tecnólogo de RH.
8. Competências
São as principais competências exigidas e/ou desejadas para o cargo. Para efeito deste material sobre descrição de cargos será adotado o conceito CHA – Conhecimentos, Habilidades e Atitudes.
Gerente Financeiro
- Conhecimentos: administração e economia, contabilidade, estratégia de negociação.
- Habilidades: planejamento, tomada de decisão, relacionamento interpessoal.
- Atitudes: assertivo, comprometimento, iniciativa.
Analista de Sistemas Sr.
- Conhecimentos: idioma inglês, engenharia de software, análise de requisitos.
- Habilidades: comunicação, trabalho em equipe.
- Atitudes: delegação, credibilidade.
9. Treinamentos obrigatórios
Treinamentos requeridos ou a serem aplicados ao ocupante do cargo. Normalmente são identificados com maior facilidade os treinamentos relacionados aos procedimentos e instruções de trabalho definidos pela área de garantia da qualidade para cada uma das funções da empresa. Também são indicadas certificações exigidas, quando necessário na descrição de cargo.
Coordenador de Informática
- Procedimento 011 – Qualificação de fornecedores
- Certificação ITIL
Analista Fiscal Sr.
- Procedimento 017 – Ação corretiva e preventiva
- Intensivo de escrituração fiscal
Comprador
- Instrução de Trabalho 06.003 – Qualificação de fornecedores de matéria prima
- Instrução de Trabalho 06.004 – Qualificação de fornecedores de embalagens
Conclusão
Em suma, podemos afirmar que a descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo.
A descrição de cargos é uma atividade trabalhosa, a qual exige que o profissional que desenvolver este trabalho tenha bom senso, seja detalhista, tenha capacidade crítica e uma ótima habilidade de escrita, além de habilidade mental para entender cargos de diferentes níveis e áreas.
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