Você já se perguntou quantas vezes seu dia de trabalho foi consumido por tarefas repetitivas, processos burocráticos e aprovações que parecem não ter fim? Se a resposta é sim, você não está sozinho. Na verdade, muitas empresas ainda lutam com processos manuais e desorganizados, especialmente quando se trata da gestão de pessoas. No entanto, existe uma solução que pode transformar completamente a maneira como seu RH opera: o workflow.
Neste artigo, vamos explorar o que é workflow, como ele funciona na prática e por que ele é essencial para modernizar e otimizar seus processos de RH. Boa leitura!
Situações comuns dos processos manuais
Antes de falarmos sobre o workflow, é importante entendermos os desafios que muitos profissionais de RH enfrentam diariamente. Imagine, por exemplo, a seguinte situação:
Você precisa aprovar várias solicitações de movimentação de pessoal, mas os formulários estão perdidos entre e-mails e pastas físicas; ao mesmo tempo, uma nova contratação está para começar, mas você continua atrás das assinaturas pendentes nos documentos de admissão; e, para piorar, seu chefe exige imediatamente um relatório completo sobre as avaliações de desempenho do último trimestre, mas os dados estão espalhados em inúmeras planilhas, e a pressão só aumenta.
Soa familiar? Sem dúvida, essa é a realidade de muitos departamentos de RH que ainda não abraçaram a automação de processos. Consequentemente, o resultado é tempo perdido, erros humanos, falta de padronização e, o mais importante, profissionais de RH sobrecarregados com tarefas operacionais, tudo isso porque muitas empresas ainda insistem em processos manuais, em vez de se concentrarem em estratégias que realmente impactam o negócio.
O que é workflow para o RH?
Agora que entendemos a dor e situações comuns no mundo do RH, vamos falar da solução. Em primeiro lugar, é importante entender o que é workflow para o RH.
Basicamente, o workflow é uma sequência de passos necessários para automatizar processos de negócios, de acordo com um conjunto de regras procedurais. No contexto do RH, isso significa transformar processos manuais em fluxos de trabalho digitais, automatizados, eficientes e padronizados.
Mas por que isso é tão importante? Quando implementado corretamente, o workflow garante que cada processo, desde a contratação até o desligamento, ou mesmo um processo de avaliação de desempenho, ocorra da melhor maneira. Isso não apenas otimiza as operações diárias, mas também permite que seu RH funcione no seu melhor nível, focando em estratégias que realmente impulsionam o crescimento e o sucesso da empresa.
Como o workflow funciona na prática o workflow para RH
Vamos iniciar com um pequeno exemplo: sem um sistema de workflow para o RH, o processo de admissão de um novo colaborador pode ser mais complicado do que deveria. Por outro lado, com um workflow eficiente, o processo se desenrola de maneira muito mais organizada.
É impressionante notar que todo esse processo acontece de forma digital, rastreável e sem a necessidade de papéis ou e-mails perdidos, tornando a admissão de novos colaboradores muito mais eficiente e organizada.
Benefícios do workflow para o RH
Implementar um sistema de workflow no RH não é apenas sobre tornar as coisas mais fáceis, embora isso seja um grande benefício. Na verdade, trata-se de transformar a maneira como o RH opera. A seguir, veja alguns dos principais benefícios:
- Aumento da produtividade: com tarefas automatizadas, sua equipe pode, consequentemente, focar em atividades estratégicas;
- Redução de erros: além disso, processos padronizados e verificações automáticas minimizam erros humanos;
- Maior transparência: todos os envolvidos podem acompanhar o status das solicitações em tempo real;
- Conformidade: garante que todos os passos necessários sejam seguidos, auxiliando na conformidade legal; e,
- Análise de dados: por fim, fornece insights valiosos sobre a eficiência dos processos de RH.
Onde o workflow pode ser utilizado?
O workflow pode ser aplicado em praticamente todos os processos de RH. A seguir, vamos explorar alguns casos de uso comuns:
1. Movimentação de pessoal
Os processos de pedido de aumento ou promoção, chamados de movimentação de pessoal, ganham agilidade e eficiência com um sistema de workflow para RH. Além disso, ele assegura o cumprimento das regras da política de remuneração, tal como ocorre no sistema Join RH.
2. Gestão de férias e ausências
Com um sistema de workflow para RH, o processo de solicitação e aprovação de férias se torna simples e transparente. Primeiramente, o colaborador faz a solicitação por um portal. Em seguida, ela é automaticamente encaminhada para aprovação do gestor. Por fim, uma vez aprovada, o sistema atualiza o banco de horas e notifica os departamentos relevantes.
3. Avaliação de desempenho
O workflow automatiza o ciclo de avaliação de desempenho, desde o agendamento das avaliações até a coleta de feedback e a geração de relatórios. Como resultado, isso garante que nenhum colaborador seja esquecido e que todos os prazos sejam cumpridos.
4. Onboarding e offboarding
Estes processos críticos se beneficiam da automação. No onboarding, o workflow organiza e acompanha todos os passos, desde a preparação do espaço de trabalho até o treinamento inicial. Da mesma forma, no offboarding, ele revoga os acessos e finaliza todos os procedimentos de saída.
5. Transferências internas
O workflow automatiza e organiza processos como transferências de centro de custo, posto de trabalho, superior imediato, departamento, filial ou empresa, garantindo o cumprimento de todas as etapas.
6. Gestão de treinamentos
Por último, o workflow pode automatizar todo o ciclo de vida do treinamento, desde a identificação de necessidades até a inscrição, realização e avaliação dos cursos.
Por onde começar a implementação de um workflow?
Agora que você já conhece os benefícios do workflow para RH, a próxima pergunta é: como implementá-lo? Aqui estão algumas etapas para começar:
- Mapeie seus processos atuais: antes de tudo, é crucial entender exatamente como seus processos funcionam atualmente, esse é o primeiro passo para que qualquer processo aconteça como esperado;
- Identifique gargalos: em seguida, determine onde estão os pontos de ineficiência. Quais processos consomem mais tempo?;
- Defina objetivos claros: estabeleça o que você espera alcançar com a automação. Redução de tempo? Melhoria na conformidade?;
- Escolha a ferramenta certa: é importante lembrar que nem todas as soluções de workflow são criadas para o RH. Portanto, procure uma que seja específica para RH e que possa se integrar com seus sistemas existentes. O sistema Join RH é uma ferramenta de workflow especializada para o RH;
- Comece pequeno: não tente automatizar tudo de uma vez. Em vez disso, comece com um ou dois processos e expanda a partir daí;
- Treine sua equipe: lembre-se de que a melhor ferramenta do mundo não servirá de nada se sua equipe não souber como usá-la; e,
- Monitore e ajuste: por fim, após a implementação, monitore de perto os resultados e esteja preparado para fazer ajustes conforme necessário.
Vantagens de contar com um sistema de gestão de pessoas
A implementação de um sistema de gestão de pessoas para automatizar o workflow para o RH traz inúmeras vantagens para as organizações.
Primeiramente, há um notável aumento na eficiência operacional, com a redução de tarefas manuais e repetitivas, permitindo que os colaboradores foquem em atividades mais estratégicas. Além disso, proporciona maior transparência e rastreabilidade, facilitando o acompanhamento do progresso das tarefas e auxiliando em auditorias.
A tomada de decisões torna-se mais assertiva, baseada em dados e métricas em tempo real, permitindo a rápida identificação de gargalos e oportunidades de melhoria. A produtividade geral da equipe aumenta, com a redução do tempo de ciclo dos processos e melhor alocação de recursos humanos, além da comunicação e colaboração entre os membros da equipe são aprimoradas, graças à centralização de informações e documentos.
O sistema oferece adaptabilidade e escalabilidade, permitindo ajustes fáceis nos processos conforme as necessidades da empresa crescem. Por fim, a integração com outros sistemas corporativos e a garantia de conformidade com políticas e regulamentações completam o quadro de benefícios, criando um ambiente de trabalho mais eficiente, seguro e produtivo.
O Join RH como solução para o workflow do RH
Falando em escolher a ferramenta certa, como citamos anteriormente, não podemos deixar de mencionar o Join RH. Nossa solução de workflow atende às necessidades únicas dos departamentos de RH com um design pensado especificamente para eles.
O módulo de workflow do Join RH oferece:
- Solicitação de documentos: facilita o processo de requisição e gerenciamento de documentos;
- Relatórios e gestão visual: oferece insights valiosos por meio de relatórios detalhados e dashboards intuitivos;
- Workflow mobile: garante acesso e gerenciamento de processos em qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis;
- Estatísticas e indicadores: fornece dados cruciais sobre processos de RH, incluindo admissões, demissões e motivos de aumentos salariais; e,
- Segurança da informação: assegura a proteção de dados sensíveis com armazenamento em nuvem e controle de acesso.
O Join RH atende às necessidades do RH com funcionalidades específicas, como criação personalizada de fluxos de trabalho, formulários de requisição digitais, notificações automáticas por e-mail e push notification no celular, além de integração com outros módulos de RH. O sistema também permite o monitoramento em tempo real dos processos, mantém um histórico completo e oferece a flexibilidade de definir aprovadores temporários durante os períodos de férias.
Quer conhecer mais sobre o nosso sistema? Agende uma demonstração agora mesmo e saiba como o Join RH pode transformar os processos de gestão de pessoas da sua empresa.
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