Sem dúvida, a matriz de treinamento se tornou uma ferramenta essencial para toda empresa que deseja ter uma visão rápida e completa das necessidades e reciclagem de treinamento de seus colaboradores.
Pensando nisso, preparamos este material para te mostrar a importância da matriz de treinamento e como aplicá-la na sua empresa.
Boa leitura!
O que é uma matriz de treinamento?
Antes de mais nada, vamos explicar a sua definição.
A princípio, essa ferramenta foi criada para trazer uma gestão visual das necessidades individuais de treinamentos, dos treinamentos obrigatórios e as reciclagens de treinamento na sua empresa, seja por colaborador ou por cargo.
Além disso, você poderá acompanhar o que já foi realizado e garantir que a sua empresa esteja em conformidade às regulamentações específicas e preparada para uma auditoria da qualidade.
Normalmente, a matriz de treinamento é elaborada pela área de Recursos Humanos com o apoio da liderança para identificação dos treinamentos requeridos por cargo ou função.
A matriz de treinamento também poderá apoiá-lo com informações para construir o plano anual de treinamento (PAT). Além disso, ela traz para a liderança uma gestão visual dos treinamentos e necessidades da sua equipe, ajudando a determinar o investimento em capacitação e, consequentemente, melhorar as entregas da equipe.
Há diversas formas visuais de montar uma matriz de treinamento. A mais comum é montar uma planilha com um cruzamento de colaboradores e treinamentos e em cada intersecção indicar o status do treinamento para o colaborador.
Qual a importância da matriz de treinamento?
Sua importância está relacionada uma educação corporativa eficaz e, para que isto aconteça, é preciso planejamento e estratégias que definam de forma assertiva quais são os treinamentos necessários para cada colaborador.
Sem um planejamento, o investimento em treinamentos não trará um retorno do investimento (ROI) e ainda pode gerar prejuízo para a empresa. Além de ainda permanecer o gap nas competências necessárias para executar o trabalho.
Portanto, utilizar uma matriz de treinamento, ajudará a tornar a educação corporativa mais eficaz na sua empresa.
Dessa forma, ao decidir investir na construção de uma matriz de treinamento, você terá uma visão instantânea do status da capacitação de cada colaborador em um único lugar. Além disso, ela permite você descobrir facilmente se existe a necessidade de reprogramar um treinamento.
O uso dessa ferramenta pode trazer outras vantagens, por exemplo:
- Controle da reciclagem dos treinamentos obrigatórios;
- Contribui com a preparação para auditorias de qualidade; e,
- Maior agilidade para consultar o status dos treinamentos.
Em resumo, os colaboradores precisam estar devidamente treinados e, para ter a melhor visualização dos status, é importante contar com uma matriz de treinamento.
Passo a passo de como fazer uma matriz de treinamento
Agora que você já entendeu o que é uma matriz de treinamento e a sua importância para a educação corporativa na sua empresa, chegou o momento de entender como implementar essa ferramenta.
Um ponto importante para esclarecer, é que com o uso de um software de gestão de treinamentos que tenha a funcionalidade de matriz de treinamento, após a construção da matriz, ela será atualizada automaticamente.
Para construir uma matriz de treinamento, você precisará reunir algumas informações. À medida que adicionar mais dados, poderá melhorar a matriz ao cruzá-los. Vamos abordar o essencial para iniciar sua primeira matriz de treinamentos e manter a gestão preparada para uma auditoria de qualidade.
Você pode enriquecer sua matriz de treinamento trazendo a indicação de treinamentos para seus colaboradores suprirem os gaps identificados na sua avaliação de competências e desempenho. Quando chegarmos nesse nível de aperfeiçoamento, vamos também falar da construção de uma matriz de competências e um processo de avaliação de desempenho.
Aqui estão as informações que você precisa levantar para a construção da sua matriz de treinamentos:
1. Mapeamento dos treinamentos obrigatórios
Comece analisando as responsabilidades dos cargos dentro da empresa e também considere as demandas (tendências e mudanças) do mercado. Não se esqueça de consultar as lideranças!
Se a sua empresa tem uma área de qualidade, consulte-a para identificar os procedimentos e instruções de trabalho que os colaboradores precisam ser treinados em cada cargo.
Dica: classifique seus treinamentos para ter indicadores mais precisos, por exemplo, classifique os treinamentos em procedimentos, treinamentos de segurança, etc.
Com estas informações em mãos, você terá um mapeamento dos treinamentos obrigatórios, e os desejáveis, para cada cargo da empresa. O controle destas informações é fundamental para uma auditoria da qualidade.
2. Identifique as necessidades individuais dos colaboradores
O próximo passo para fazer uma matriz de treinamento é o levantamento das necessidades individuais ou pontuais de cada colaborador, conhecido como LNT. Por exemplo, um colaborador pode estar sendo preparado para exercer uma nova função, ou para ser promovido, e seu líder precisa sugerir treinamentos para este colaborador.
Essas necessidades podem ser percebidas através da análise dos gaps em uma avaliação de competências ou pelo acompanhamento do plano de desenvolvimento individual (PDI).
3. Crie um plano de treinamento (PAT)
Em seguida, é o momento de criar um plano de treinamento, ou seja, estabelecer prioridades, avaliar budget, definir prazos e, então, estabelecer o que será feito. O responsável pelo programa de treinamento já deve definir quando o treinamento ocorrerá e quais colaboradores precisam participar, dessa maneira, é possível criar um calendário de treinamento.
É importante decidir o melhor método para cada treinamento, por exemplo, treinamentos presenciais ou on-line, workshops ou cursos externos, mas este assunto deixaremos para outro momento.
4. Um exemplo de matriz de treinamento
Com os dados obtidos até agora, você montará uma planilha indicando todos os treinamentos e colaboradores. Como a planilha poderá ficar muito grande, e de difícil visualização e atualização, é comum as empresas criarem várias planilhas segmentando-as por área da empresa.
A parte boa é que agora você tem uma gestão visual dos treinamentos da empresa, a maior dificuldade que todas as empresas enfrentam é manter atualizado o status desta matriz. Fazer isso manualmente acaba sempre deixando a matriz desatualizada, então, empresas buscam softwares de gestão de treinamento que tenham esta funcionalidade para uma gestão visual.
Lembrete: fazer revisões periódicas da matriz é muito importante!
5. Monitore e faça avaliações de eficácia
Acompanhe o progresso de cada colaborador em suas capacitações e verifique se os objetivos de aprendizagem estão sendo atingidos. No início deste processo, você definiu os objetivos de aprendizagem para cada treinamento ou colaborador e agora precisa checar se o treinamento foi eficaz.
Após a conclusão do treinamento, avalie se houve melhora no desempenho do colaborador. A prática de realizar avaliações de eficácia é muito comum entre as empresas. Você quer ver um modelo de avaliação de eficácia? Faça o download do nosso e-book sobre avaliação de eficácia.
Você também deve usar alguns indicadores de treinamento para sua gestão, como: taxa de conclusão do treinamento; absenteísmo em treinamento; avaliação de reação (pesquisa de satisfação); avaliação de aprendizagem (avaliação aplicada aos colaboradores); entre muitos outros.
Será importante você atualizar sua matriz de treinamento com a conclusão e eficácia de cada colaborador em seus treinamentos. Isto é muito importante para um acompanhamento ativo de cada líder.
Uma matriz de treinamento bem elaborada, com informações relevantes e atualizadas, tornará suas demandas de treinamento e desenvolvimento mais estruturadas e eficientes.
Software para gestão da matriz de treinamento
Sem dúvida, com tantos colaboradores para gerir, é praticamente impossível para os líderes interromperem suas atividades para atualizar os status da matriz de treinamento. Se é difícil para um líder fazer isto para sua equipe, imagine para o RH fazer isto para toda empresa.
Por este motivo, as empresas têm contratado sistemas para gestão de treinamento e universidades corporativas (plataforma LMS) especializados e que tenham a funcionalidade e visualização da matriz de treinamento. O objetivo de um sistema como este é o de simplificar e descentralizar a gestão dos treinamentos.
Uma das melhores ferramentas do mercado, totalmente aderente a tudo apresentado aqui, é o sistema Join RH. Ele possibilita uma gestão completa dos seus treinamentos presenciais e possui uma plataforma LMS para você criar e personalizar sua universidade corporativa.
Além de eliminar suas inúmeras planilhas, você terá diversos indicadores e seu RH executará suas atividades de forma ágil e eficiente, gerenciando treinamentos obrigatórios, reciclagens, necessidades individuais, budget, custos e terá um controle total dos processos ganhando maior efetividade na tomada de decisão com a mensuração e análise de dados.
Pensando na sua empresa, o Join RH permite que você defina os status, as cores e ícones usados na matriz de treinamento, além de outras personalizações.
Tudo isso que falamos aqui, são vantagens que você encontra em nosso sistema de gestão de pessoas, que está há mais de 27 anos no mercado, sempre trazendo melhorias e avanços para nossos clientes.
Além disso, o sistema Join RH ainda pode contribuir para:
1. Controlar seus treinamentos obrigatórios
A aderência dos seus colaboradores aos treinamentos obrigatórios, os quais são cobrados no momento da auditoria, pode ser acompanhada a qualquer momento. Automaticamente o sistema atualiza a matriz de treinamento, os gaps de treinamento e seus indicadores, conforme o colaborador realiza um treinamento.
Lembre-se de que, ao contratar, promover ou mudar o cargo de um colaborador, o Join RH envia um alerta por e-mail ao próprio colaborador, ao líder e ao RH sobre as pendências dos treinamentos obrigatórios.
2. Controlar a reciclagem de treinamento
Antes de falar sobre a reciclagem no Join RH, vamos dar uma definição sobre ela. Chamamos de reciclagem os treinamentos que precisam ser refeitos depois de um período, como a brigada de incêndio, por exemplo.
Quando registram o período de reciclagem no curso, o sistema realizará o controle, abrindo a necessidade de treinamento ao final do prazo e enviando um alerta por e-mail para que o líder e o RH programem um novo treinamento do colaborador.
No Join RH, o controle de reciclagem tem uma visão amigável, com gráficos que informam os cursos e colaboradores com reciclagem a vencer a curto, médio e longo prazo.
3. Avaliar seus treinamentos
Tenha à sua disposição questionários online para utilizar em seus treinamentos.
- Avaliação de satisfação do treinamento para avaliar o local, o instrutor, o conteúdo, etc.
- Avaliação de eficácia direcionada ao líder para avaliar os efeitos gerados no trabalho do colaborador a partir do treinamento.
- Avaliação de aprendizado para verificar se o colaborador assimilou o conteúdo do treinamento.
Com essas informações, sua equipe de treinamento e desenvolvimento poderá otimizar futuros planejamentos e aprimorar a experiência de colaboradores, instrutores e líderes.
4. Capacitar de forma online
Otimize o tempo e ofereça cursos de forma online para seus colaboradores por meio de uma universidade corporativa (plataforma LMS) personalizada para sua empresa.
O Join RH permite a interação entre alunos e instrutores e aumenta o engajamento de seus colaboradores em seu desenvolvimento.
Agende uma demonstração e saiba tudo o que podemos trazer para a sua gestão de pessoas!
Conclusão
Em uma corporação, a matriz de treinamentos funciona como um link direto entre as necessidades da organização e as ações de treinamento e desenvolvimento. Ela é uma excelente ferramenta para gestão e permite que sua empresa acompanhe a aderência de seus colaboradores aos treinamentos obrigatórios dos cargos.
Com a matriz de treinamento você programará seus treinamentos a partir de um mapeamento de suas necessidades e obrigações e terá uma visão macro e instantânea dos status de seus treinamentos.
Se você deseja conhecer uma matriz de treinamento em funcionamento e totalmente automatizada, entre em contato conosco para agendar uma demonstração do sistema Join RH. Descubra como essa ferramenta pode elevar a gestão de seus treinamentos e ajudá-lo a preparar sua empresa para as auditorias de ISO 9001, IATF 16949 ou ANVISA.
