Como criar um roteiro para um bom feedback?

O feedback corporativo avalia o desempenho de uma pessoa, destacando pontos positivos e negativos para melhoria. Como criar um roteiro para um bom feedback?
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Diferenças entre Bonificação e Gratificação Tudo o que Você Precisa Saber

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O feedback no mundo corporativo é o parecer sobre uma pessoa na realização de um trabalho com o intuito de avaliar seu desempenho. Ele revelará pontos positivos e negativos do trabalho executado tendo em vista a melhoria dele. Por isso, é muito importante que antes de dar seu feedback, você elabore um pequeno roteiro. Como criar um roteiro para um bom feedback? Aqui estão dicas para guiá-lo para um bom resultado.

Roteiro para um bom feedback

  1. Preparação do feedback
    Reflita cuidadosamente sobre o que pretende falar e faça um balanço de aspectos positivos e negativos, assim os fatos mais importantes serão privilegiados na conversa, bem como os pontos positivos ajudam a quebrar a resistência. Como criar um roteiro para um bom feedback?
  2. Escolha do ambiente para o feedback
    A conversa deve ser em um ambiente neutro, sem interrupções ou terceiros, pois o local adequado ajuda a diminuir a tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias não interrompam o processo durante o roteiro para um bom feedback.
  3. Definição de regras para o feedback
    Para que a conversa não se reduza a um jogo de acusações e defesas é aconselhável pedir que, enquanto você fala, o outro apenas escute, pois, as respostas de bate-pronto geram tensão. Com a espera, a impulsividade é controlada e há tempo para assimilar o que foi dito.
  4. Início do feedback
    Inicie a reunião de feedback de forma leve e se concentre sobre os pontos positivos de quem ouve, antes de cobrar algo, pois isto ajuda a diminuir as defesas do outro e ainda dissolve parte da tensão da conversa na hora de seguir o roteiro para um bom feedback.
  5. Finalização do feedback
    Ao final é fundamental haver um reforço dos pontos principais do feedback, pois ajuda a organizar o pensamento e selecionar o mais importante da conversa. Seja breve!

Dicas para um bom feedback

Nunca se esqueça de que críticas devem ser feitas reservadamente, mas elogios podem ser públicos!

1 – Seja específico no feedback

Ser específico e não generalista não cria dúvidas ou falsas expectativas durante o processo. Apresente exemplos e argumentos palpáveis!

2- Seja simpático e tenha empatia durante o feedback

Não faça com que esta conversa pareça que você quer “derrubar” a pessoa, quebre o gelo e inicie sempre com expressões amigáveis.

3 – Mantenha o equilíbrio ao dar o feedback

Não elogie demais, nem critique demais. Para ser construtivo, o feedback não pode ser “puxão de orelha” nem tampouco “jogar confete”. Equilibre sua análise ressaltando os pontos fortes e os pontos a serem desenvolvidos.

4 – Apresente orientações com o feedback

Mostre como o processo realizado pelo ouvinte poderia ter tido um resultado melhor. Apenas dizer que algo não deu certo, sem comentários consistentes, deixa o feedback sem sentido. É necessário sinalizar o que pode e deve ser feito para melhorar.

5 – Tenha a mente aberta durante o feedback
Mostre estar aberto para trocar ideias e procure entender se existem fatores desconhecidos por você que podem estar afetando o desempenho.

6 – Evite o tom acusatório ao dar o feedback

Não utilize frases como “você é” ou “você fez”. Ao invés disto, é melhor dizer “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”. Esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.

7 – Observe o ouvinte durante seu feedback

Mantenha a percepção de como o ouvinte reage às suas colocações. A expressão facial irá orientá-lo se o feedback está sendo construtivo ou apenas complicando uma situação que poderia ser contornada sem grandes “atropelos” de comunicação.

8 – Escute também no momento do feedback

Quem fala também deve estar preparado a escutar a outra parte. Uma comunicação unilateral não surte os melhores efeitos, por isso, esteja pronto para ver o “outro lado da moeda”.

9 – Escolha o momento certo para o feedback

O feedback faz mais sentido quando é fornecido pouco tempo após o comportamento sobre o qual se espera retorno. Não guarde por meses algo importante a dizer, porém, se a situação for de estresse, tratar do tema quando os ânimos continuam alterados só piora as coisas.

10 – Foque em comportamentos no feedback

Dar o foco em comportamentos, e não em pessoas, possibilita uma análise e medição. Não compare o ouvinte com outras pessoas!

11 – Também questione durante o feedback

Faça perguntas e seja paciente e bom ouvinte das respostas.

12 – Compartilhe informações no feedback

Um bom feedback não é uma conversa de conselhos ou opinião. Fale somente sobre o que você está vendo.

13 – Tome nota do feedback

Fazer anotações é importante tanto para quem dá quanto para quem recebe o feedback, pois assim nenhum fator importante será esquecido. Ao final da conversa, releia os compromissos e estipule pontos de controle.

Como o Join RH pode ajudá-lo com este processo?

O sistema Join RH ajudará você a criar o hábito de dar feedbacks, pois ele o alertará de longos períodos sem feedback e ajudará você a manter um controle centralizado destas ações, permitindo que sejam compartilhadas com seus superiores e sucessores. Além de tudo isto, quem está recebendo o feedback também terá a informação de fácil acesso, permitindo a ele também registrar sua opinião.

Um software especializado ajuda a incorporar a ação de feedback na cultura da empresa e dá a área de recursos humanos o controle deste processo.

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Resumo das dicas para o feedback

FEEDBACK CAMPEÃO!FEEDBACK FRACASSADO!
EspecíficoGeneralista
Simpático e empatiaAntipático e desprezo
Equilibrado entre positivo e construtivoSó feedback negativo
Sinaliza o que deve ser mudadoNão dá orientações
Está perceptível as reações do ouvinteNão observa o ouvinte
Você assume a responsabilidadeA responsabilidade é transferida
Ouve a pessoaA comunicação é unilateral
Ocorre o mais breve possívelÉ retardado, guardado e descarregado
Descreve o comportamentoAvalia e julga o comportamento
Apresenta fatosDá opinião e conselho
Registra ações e evidências do feedbackBate papo sem propósito
É direto e claroÉ indireto e não é claro
Levanta questões relevantesFaz afirmações sem embasamento
Especifica as consequênciasAs consequências são vagas
É solicitado ou desejadoÉ imposto
Afirma o valor do receptorNega o valor do receptor

Conclusão

Ao melhorar as habilidades de feedback, estabelecemos um processo de compreensão, respeito e confiança em uma relação. A liderança deve gerar no liderado o desejo por feedback e não a aversão.

Se a organização não possui em sua cultura a prática do feedback é preciso ser realizado um processo de conscientização sobre a importância dele. Muitos profissionais têm realmente maiores chances de ascensão na carreira depois que recebem feedback sobre sua atuação na empresa, pois essa é uma oportunidade para identificar os pontos fortes e os que precisam ser melhorados no colaborador.

Todo o conteúdo desta página está organizado em um e-book gratuito, com mais definições e exemplos.

Momento de reflexão sobre feedbacks

  • Quantos feedbacks você deu este ano?
  • Quantos feedbacks você recebeu este ano?
  • Qual foi o feedback que mais contribuiu para o seu desenvolvimento?
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