Descrição de Cargos: o que é e exemplos de como fazer

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A gestão eficiente de Recursos Humanos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Nesse contexto, a Descrição de Cargos surge como uma ferramenta crucial para entender, organizar e otimizar as responsabilidades de cada membro da equipe. Neste artigo, exploraremos o conceito, suas etapas e a importância estratégica para a gestão de pessoas.

O que é Descrição de Cargos?

A Descrição de Cargos é o processo de documentar as responsabilidades, deveres e requisitos de um cargo específico numa organização. Em termos simples, é a definição clara do que se espera de um colaborador em determinada posição. Essa prática oferece uma visão detalhada das funções, contribuindo para uma compreensão mais profunda das habilidades necessárias para o sucesso no cargo.

Como fazer uma descrição de cargos?

Uma descrição de cargo eficaz é a base para uma gestão de recursos humanos transparente e alinhada. Siga este modelo de descrição de cargo para criar uma documentação que forneçam uma visão clara das responsabilidades e requisitos de cada posição em sua organização.

  1. Identificação das Responsabilidades Principais

    Comece identificando as responsabilidades centrais do cargo. Liste as tarefas diárias, semanais e mensais que são essenciais para o sucesso na posição.

  2. Especificação dos Requisitos e Qualificações

    Detalhe os requisitos necessários para desempenhar o cargo com eficiência. Isso inclui educação, experiência, habilidades técnicas e habilidades interpessoais.

  3. Consulta aos Colaboradores Atuais

    Converse com os ocupantes atuais ou anteriores do cargo para obter insights valiosos sobre as nuances diárias e as habilidades essenciais necessárias.

  4. Estruturação de um Questionário ou Entrevista

    Elabore um questionário ou conduza entrevistas estruturadas para coletar informações específicas sobre o cargo. Certifique-se de abordar responsabilidades, desafios comuns e possíveis oportunidades de crescimento.

  5. Clareza na Linguagem e Estruturação Lógica

    Ao redigir a descrição, use uma linguagem clara e objetiva. Estruture as informações de forma lógica, começando com uma visão geral e aprofundando-se em responsabilidades específicas e requisitos.

  6. Revisão e Atualização Contínua

    Regularmente, revise e atualize as descrições de cargos para garantir que estejam alinhadas com as mudanças nas responsabilidades e expectativas organizacionais.

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Como obter dados sobre um cargo?

Como visto anteriormente, os dados são importantes na construção da descrição de cargos. Por isso, conheça algumas dicas práticas para tornar esse processo frequente, formal e eficiente, garantindo que as descrições reflitam com precisão as atribuições, responsabilidades e requisitos de cada cargo na organização.

Observação Local

Este método básico é predominantemente empregado na descrição de cargos que envolvem operações manuais ou tarefas simples e repetitivas. Ele é especialmente adequado quando as responsabilidades do cargo podem ser claramente delineadas pela observação direta do trabalhador.

Geralmente aplicado a cargos do grupo operacional, este método oferece a vantagem de proporcionar uma compreensão aprimorada dos objetivos de cada tarefa e das interações com outros cargos. No entanto, sua principal desvantagem reside na morosidade do processo de coleta de dados, o que eleva os custos, uma vez que demanda um tempo considerável do profissional responsável pela descrição do cargo.

Questionário


Em segundo lugar, esse método é amplamente utilizado e recomendado para todos os grupos ocupacionais. Frequentemente, é adotada a prática de criar um questionário padronizado, acompanhado de instruções, que é distribuído às lideranças ou colaboradores.

Antes da distribuição dos questionários, é crucial esclarecer os objetivos da descrição de cargo para evitar dúvidas quanto ao seu propósito real. Às vezes, também é fornecido um modelo preenchido como exemplo.

A principal vantagem desse método é sua rapidez e economia. No entanto, uma desvantagem significativa está relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas de descrição de cargos, frequentemente resultando em preenchimentos incorretos ou incompletos.

Entrevista Estruturada


Este método, classificado em terceiro lugar, é a entrevista, uma abordagem extensivamente utilizada em que um profissional de RH conduz uma entrevista estruturada com o ocupante do cargo para obter informações essenciais sobre suas responsabilidades.

Para garantir a eficácia desse método, é crucial estruturar a entrevista em várias etapas. A principal vantagem é a obtenção de uma fonte de dados mais confiável, enquanto as principais desvantagens incluem a possibilidade de uma entrevista mal estruturada resultando em reações negativas dos entrevistados e os custos elevados associados, pois requer profissionais de RH ou consultores externos bem preparados.

Segue abaixo as etapas da entrevista:

  1. Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista:
    • Coleta inicial de informações junto ao superior imediato.
    • Agendamento da entrevista, explicando sucintamente seu propósito.
  2. Esclarecer o objetivo da entrevista:
    • Apresentação franca e cordial, esclarecendo os objetivos da análise do cargo.
    • Avisar ao entrevistado que suas respostas serão usadas para elaborar a descrição do cargo.
  3. Análise das atividades do cargo:
    • Obtenção de dados sobre as tarefas, solicitando ao entrevistado que liste suas atividades.
    • Pedir explicações sobre como as atividades são realizadas, detalhando o processo.
  4. Encerramento da entrevista e elaboração da descrição de cargo:
    • Lembrar ao entrevistado que os dados serão usados para escrever a descrição do cargo.
    • Após a entrevista, o entrevistador elabora a descrição do cargo, sujeita a críticas e aprovação pela liderança do cargo.

Onde é utilizada a Descrição de Cargos?

A Descrição de Cargos não é apenas uma ferramenta restrita ao domínio dos Recursos Humanos; seu impacto se estende por diversas áreas organizacionais, desempenhando um papel vital em vários processos estratégicos. Vamos explorar algumas dessas dimensões para entender por que o detalhamento de ocupações é essencial em ambientes corporativos.

Auditoria ISO 9001 e Normas de Qualidade

A descrição de cargos é uma peça-chave quando se trata de auditoria, especialmente para a conformidade com a ISO 9001 e outras normas de qualidade. Sua documentação detalhada serve como evidência tangível das responsabilidades atribuídas a cada cargo, contribuindo para o atendimento a padrões rigorosos.

Avaliação de competências

No contexto da avaliação de competências, a definição de responsabilidades desempenha um papel crucial. Facilita o mapeamento das habilidades necessárias para o desempenho eficaz em cada cargo, alimentando processos de avaliação de competências e entrevistas baseadas em competências.

Treinamento e Desenvolvimento

Ao apontar explicitamente as responsabilidades e requisitos de cada cargo, a descrição de cargos se torna um guia valioso para a área de treinamento e desenvolvimento. Isso permite a identificação de lacunas de habilidades e a definição de treinamentos obrigatórios para aprimorar as capacitações necessárias.

Recrutamento e Seleção

No processo de recrutamento e seleção, a descrição assume um papel estratégico. Ao oferecer uma visão detalhada das expectativas e requisitos de um cargo, facilita a busca por profissionais qualificados no mercado, alinhando as escolhas de contratação aos objetivos organizacionais.

Remuneração

A identificação de atribuições serve como alicerce sólido para a avaliação de cargos, um componente vital na fixação de remunerações internas coerentes. Ao entender as complexidades de cada posição, a organização pode garantir uma estrutura salarial justa e alinhada com o mercado.

PPP

Além disso, a descrição de cargos desempenha um papel fundamental na criação do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP). Documentando detalhadamente as atividades desempenhadas, fornece informações essenciais para a área de medicina do trabalho e para a justiça do trabalho, servindo como prova em reclamações trabalhistas.

Exemplos de Descrição de Cargo

Vamos explorar exemplos práticos para ilustrar como esses documentos podem fornecer insights valiosos sobre responsabilidades, requisitos e expectativas associadas a diferentes cargos. Essa abordagem didática nos ajudará a compreender a importância prática dessas descrições.

Descrição de Cargo: Auxiliar Administrativo

Responsabilidades

  • Executar atividades administrativas rotineiras, como arquivamento e organização de documentos.
  • Prestar suporte na organização de reuniões e eventos internos.
  • Realizar atendimento telefônico e gerenciar correspondências.
  • Colaborar com a equipe na elaboração de relatórios e planilhas.

Requisitos

  • Ensino Médio completo.
  • Conhecimento básico em pacote Office.
  • Boa organização e habilidades de comunicação.
  • Capacidade de trabalhar eficientemente em equipe.

Qual a importância da Descrição de Cargos?

A descrição de cargos desempenha um papel crucial na gestão de Recursos Humanos. Ela proporciona transparência, alinhamento de expectativas e contribui para a eficiência operacional. Além disso, facilita a avaliação de desempenho, a identificação de lacunas de habilidades e o planejamento de sucessão.

Dicas para Descrição de Cargos Eficiente

  • Descreva o cargo e não a pessoa que ocupa o cargo, mesmo quando algumas posições são formatadas pelo próprio ocupante do cargo, sendo que neste caso deve-se identificar e transformar as atividades pessoais em atividades do cargo.
  • Comece as descrições de cargo pelos cargos de gerência, pois quando o profissional de RH tem um conhecimento global de cada área, a descrição dos demais cargos torna-se mais fácil.
  • O conteúdo da descrição de cargo deve ser livre de detalhes pouco explicativos e de banalidades que não contribuam para a sua melhor interpretação, mas suficientemente detalhado para que possa ser compreendido, livre de dúvidas sobre possíveis omissões e textos excessivamente resumidos.
  • Termos técnicos devem ser definidos ou, quando possível, evitados, a fim de tornar mais clara uma descrição de cargo. A boa descrição é aquela que um leigo consegue compreender sem dificuldade.
  • A descrição de cargo deve ser definida de acordo com a realidade na empresa. Ao descrever um cargo relata-se a realidade e não se faz julgamento do que é certo ou errado, obviamente, este é um documento que tornará mais fácil detectar rupturas na hierarquia.

Dicas para o Título da Descrição de Cargo

  • Use títulos universais, ou seja, aqueles mais comumente usados no mercado de trabalho.
  • Dê títulos facilmente identificáveis pela sua simples leitura.
  • Evite denominações pouco descritivas, tais como, Assistentes, Assessores e outros.
  • Adote títulos curtos e objetivos que melhor descrevam a função executada.
  • Evite títulos de cargos diferentes com nomes de significado muito parecido.
  • Cuidado com as ocupações oficialmente reconhecidas.
  • Assegure-se de que o cargo exige a escolaridade correspondente, por exemplo: Enfermeiro, Técnico em Administração, Nutricionista, etc.
  • Crie classificações, famílias de cargo, quando os requisitos de um grupo de cargos variar, por exemplo: I, II e III; A, B e C; Meio Oficial, Oficial e Especializado; Júnior, Pleno e Sênior. Quando utilizados letras ou números, a letra A ou o número romano I deve corresponder ao menor cargo da família.
  • Use o termo “Ajudante” quando o colaborador ajuda a uma pessoa, por exemplo: Ajudante de Mecânico e Ajudante de Eletricista.
  • Use o termo “Auxiliar” quando um empregado auxilia numa tarefa.

Ao adotar práticas eficientes na obtenção de dados para a descrição de cargos, as empresas podem criar um ambiente organizacional mais transparente, alinhado e capaz de responder efetivamente às demandas do mercado.

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