A descrição de cargos é um pilar fundamental na gestão de pessoas. Esse documento, que muitas vezes passa despercebido em algumas organizações, é, sem dúvida, indispensável para estabelecer clareza sobre as responsabilidades, expectativas e requisitos de cada função.
No entanto, elaborar descrições de cargos eficazes não é uma tarefa simples. Além disso, requer atenção, metodologia e, muitas vezes, o uso de tecnologia para garantir padronização e atualizações frequentes.
Neste artigo, abordaremos os principais métodos para elaboração de descrições de cargos, exploraremos os desafios enfrentados pelas empresas e o que pode ser feito para contorná-los. Boa leitura!
O que é uma descrição de cargo?
Em resumo, uma descrição de cargo é a formalização, documentada em formato escrito, das responsabilidades, atribuições e requisitos específicos de uma posição na organização.
Além disso, esse documento deve ser claro, objetivo e completo, servindo como referência para diversas áreas da gestão de pessoas, como recrutamento, avaliação de desempenho, desenvolvimento de talentos e alinhamento estratégico.
Uma descrição de cargo pode detalhar principais responsabilidades, incluindo gestão de processos seletivos e elaboração de políticas internas. Também deve destacar habilidades técnicas e comportamentais esperadas para o papel. Para completar, a descrição precisa esclarecer relações hierárquicas, como o superior imediato e a existência de subordinados diretos.
Essa formalização, apesar de parecer simples, enfrenta diversas barreiras práticas nas empresas.
Por que as descrições de cargos são importantes?
Sem dúvida, descrições de cargos bem estruturados desempenham papéis cruciais em várias áreas do negócio. Confira seus principais benefícios:
- Base para processos seletivos: uma descrição de cargos clara atrai candidatos alinhados ao que a empresa busca, reduzindo custos e tempo no recrutamento;
- Ferramenta de avaliação de desempenho: com as responsabilidades bem definidas, é possível medir se o colaborador está cumprindo o esperado, garantindo justiça nos feedbacks e promoções;
- Identificação de lacunas de competências: com base no que o cargo exige, torna-se mais simples identificar e propor treinamentos específicos para desenvolver habilidades;
- Clareza organizacional: os colaboradores compreendem melhor seu papel na empresa, reduzindo conflitos e aumentando o alinhamento estratégico.
Apesar das vantagens, muitas organizações ainda enfrentam dificuldades para implementar ou manter atualizadas suas descrições de cargos. Essas barreiras, por exemplo, geralmente surgem devido à falta de métodos estruturados ou a limitações tecnológicas.
Desafios na elaboração de descrições de cargos
Como citamos anteriormente, as descrições de cargos apresentam desafios que podem dificultar sua eficácia em muitas organizações.
Além disso, é importante lembrar que tudo varia conforme o tamanho da empresa, o nível de complexidade dos cargos e os recursos disponíveis. Veja algum deles:
1. Falta de padronização
Empresas sem um formato definido acabam com descrições inconsistentes, dificultando sua utilização prática.
2. Manutenção e atualização
Em um ambiente corporativo dinâmico, os cargos mudam constantemente. Contudo, muitas empresas negligenciam a atualização das descrições, deixando uma descrição antiga.
3. Limitação de recursos
Métodos tradicionais, como entrevistas e observações, demandam tempo e profissionais qualificados, algo inviável para empresas com poucos recursos.
4. Conflitos de percepção
O que os líderes esperam pode diferir do que o colaborador executa, tornando difícil encontrar um equilíbrio ao descrever o cargo.
Para superar esses desafios, é essencial adotar métodos eficazes e contar com soluções tecnológicas que simplifiquem a criação e a gestão das descrições de cargos. Conheça ferramentas que podem te auxiliar e facilitar a gestão das descrições de cargos.
Métodos para descrição de cargos
Agora que já falamos sobre o que é a descrição de cargos e a sua importância, vamos mostrar os métodos que a sua empresa pode adotar.
Existem diferentes métodos para criar descrições de cargos, e cada um oferece vantagens, apresenta desvantagens e se adequa a contextos específicos. Por isso, a escolha depende do tipo de cargo e dos recursos disponíveis na empresa.
Observação local para descrição de cargos
No método de observação local, o profissional de RH acompanha o colaborador em suas atividades para documentar suas tarefas.
Quando usar:
Em cargos operacionais ou com tarefas repetitivas, como operadores de máquinas e auxiliares administrativos.
Vantagens
• Permite capturar detalhes importantes sobre as atividades e as interações no ambiente de trabalho;
• Ideal para funções que não possuem relatórios ou dados históricos.
Desvantagens
• Demanda muito tempo e pode ser inviável em empresas com muitos cargos;
• Custo elevado, pois exige dedicação exclusiva de um profissional.
Esse método é mais adequado para cargos cuja rotina pode ser observada diretamente, mas perde eficiência em funções complexas ou estratégicas.
Questionário para descrição de cargos
Esse consiste em enviar formulários padronizados para colaboradores ou líderes, solicitando o preenchimento com informações sobre o cargo.
Quando usar:
• Desenvolva um questionário claro, com perguntas objetivas;
• Inclua exemplos preenchidos para orientar os respondentes;
• Esclareça os objetivos antes de distribuir os formulários.
Vantagens
• Rápido e acessível, especialmente para grandes organizações;
• Reduz o envolvimento direto do RH no levantamento inicial.
Desvantagens
• Respostas podem ser imprecisas, especialmente se o colaborador não estiver familiarizado com o processo;
• Dificuldade em validar informações subjetivas.
Ele funciona bem como etapa inicial, mas pode exigir complementação com entrevistas ou observações.
Entrevista para descrição de cargo
Aqui, o profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo, buscando obter informações essenciais sobre suas responsabilidades e atividades.
Vantagens
• Resulta em dados detalhados e personalizados;
• Garante maior confiabilidade nas informações.
Desvantagens
• Demanda mais tempo e recursos, principalmente em grandes organizações;
• Depende de entrevistadores experientes.
Para garantir a eficácia deste método, estruturamos a entrevista em etapas.
1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista para a descrição de cargo
Primeiramente, coletamos informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada. Muitas vezes, entrevistamos a própria liderança para elaborar uma descrição completa dos cargos.
Nessa etapa, agendamos a entrevista, explicamos de forma sucinta o motivo e solicitamos que o entrevistado reflita sobre as tarefas que desempenha e suas responsabilidades. Além disso, sugerimos realizar a entrevista no local de trabalho para que ele se sinta mais à vontade e, assim, consiga apresentar exemplos práticos de suas atividades.
2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista para a descrição de cargo
Para obter bons resultados e manter um clima agradável, é essencial conquistar a confiança do entrevistado. Portanto, começamos com uma apresentação franca e cordial, esclarecendo os objetivos da análise do cargo.
Além disso, explicamos que a análise dos cargos na organização exige dados detalhados, já que ninguém conhece melhor o cargo do que o próprio ocupante. Também informamos ao entrevistado que anotamos suas respostas para elaborar a descrição do cargo, garantindo que ele terá a oportunidade de revisá-la posteriormente.
3ª Etapa – Análise das atividades na descrição de cargo
Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas.
Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades:
- Arquivar e digitar documentos;
- Redigir memorandos rotineiros;
- Elaborar documentos em inglês.
Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga “como” são realizadas as atividades.
Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:
- Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica;
- Digitar documentos baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador;
- Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos;
- Elaborar documentos em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.
Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo o esclarecimento é desnecessário, uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria sentido perguntar “por que você arquiva documentos?”.
A resposta natural seria “para manter o arquivo organizado!”. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao “que é feito”, “como é feito” e “por que é feito” (quando necessário).
Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum elaborar previamente as perguntas por área de atuação.
- Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
- Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
- Como seu cargo contribui para a definição de políticas e procedimentos dentro de sua área?
- De que maneira você organiza, monitora e direciona as atividades da sua equipe?
- Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
- Cite os principais desafios do seu cargo?
- Quão independente você é ao tomar decisões no seu cargo e quais são seus limites de autonomia?
4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração da descrição de cargo
Por fim, o entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será elaborada a descrição de cargos e que, se necessário, ele retornará para esclarecer eventuais dúvidas.
Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades do cargo, será elaborada e apresentada a descrição para críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.
Como o Join RH pode ajudá-lo com este processo?
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Um software especializado incorpora um processo de workflow para criar e revisar descrições de cargos. Além disso, utiliza formulários online e permite que o RH controle facilmente o acesso às descrições detalhadas de cada cargo.
Com sistemas como o Join RH, você pode centralizar suas informações em um único espaço e ganhar mais produtividade em seu processo de descrição de cargos!
Conclusão
O processo de criação da descrição de cargos consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo.
Aliás, o processo de descrição de cargo não deve ser entendido como um processo estático ou que uma vez terminado pode-se esquecer o assunto. Muito ao contrário, ele é um processo dinâmico que acompanha a própria as mudanças da empresa e dos cargos.
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