Sem dúvida, a descrição de cargos é uma ferramenta essencial para diversos processos de gestão de pessoas. Longe de ser uma mera formalidade, ela desempenha um papel crucial nas organizações modernas.
Neste artigo, você encontrará orientações e dicas valiosas para refinar a sua descrição de cargos. É importante lembrar que este processo é contínuo e requer revisões periódicas para manter-se atualizado. Continue a leitura para saber mais!
A importância de uma boa descrição de cargos
Antes de falarmos sobre as dicas e orientações, é essencial compreender por que a descrição de cargos é tão importante. Em primeiro lugar, ela serve como um guia claro para os colaboradores, delineando suas responsabilidades e expectativas.
Além disso, também é fundamental para a avaliação de desempenho, fornecendo critérios objetivos para medir o sucesso do colaborador.
Outro aspecto crucial é o papel da descrição de cargos na estruturação organizacional. Ela ajuda a evitar sobreposições de funções e garante que todas as responsabilidades essenciais sejam atribuídas. Isso contribui para uma operação mais eficiente e harmoniosa da empresa.
Dicas essenciais para uma boa descrição de cargos
Agora que entendemos a importância da descrição de cargos, vamos explorar algumas dicas fundamentais para sua elaboração eficaz.
1. Foque no cargo, não na pessoa
Um erro comum é descrever o cargo com base na pessoa que atualmente o ocupa. No entanto, é crucial manter o foco nas responsabilidades e requisitos do cargo em si. Isso garante uma descrição mais objetiva e duradoura.
Por exemplo, em vez de dizer “O ocupante atual tem 10 anos de experiência”, opte por “O cargo requer experiência mínima de 10 anos na área”. Dessa forma, você mantém a descrição relevante, independentemente de quem ocupa o cargo.
2. Comece pelos cargos de gerência
Iniciar o processo de descrição pelos cargos de gerência oferece uma visão mais ampla da estrutura organizacional. Isso facilita a compreensão das relações hierárquicas e das responsabilidades de cada área.
Ao descrever cargos gerenciais, certifique-se de incluir informações sobre o escopo de supervisão, autonomia decisória e principais objetivos estratégicos. Essas informações serão valiosas para a descrição dos cargos subordinados.
3. Seja detalhado, mas evite excessos
Uma boa descrição de cargo deve ser suficientemente detalhada para fornecer uma compreensão clara das responsabilidades. No entanto, é importante evitar detalhes excessivos que tornem o documento confuso ou rapidamente desatualizado.
Concentre-se nas principais responsabilidades e tarefas recorrentes. Evite listar atividades muito específicas ou ocasionais que possam mudar com frequência. O objetivo é criar um documento que seja útil e relevante por um longo período.
4. Use linguagem clara e acessível
Embora a descrição de cargo seja um documento profissional, é importante usar uma linguagem clara e acessível. Evite jargões técnicos desnecessários ou termos muito específicos da empresa que possam confundir leitores externos.
Se for necessário usar termos técnicos, considere incluir breves explicações. Isso torna o documento mais útil para uma variedade de públicos, incluindo candidatos a emprego e novos colaboradores.
5. Reflita a realidade da empresa
A descrição de cargo deve ser um reflexo fiel da realidade da empresa. Evite incluir responsabilidades idealizadas ou que não fazem parte da prática diária. Isso pode levar a expectativas não reais e frustrações futuras.
Ao mesmo tempo, a descrição deve ser suficientemente flexível para acomodar mudanças menores nas responsabilidades. Use frases como “outras tarefas conforme necessário” para permitir alguma adaptabilidade.
Como o Join RH pode ajudá-lo com este processo?
O processo de criação e manutenção de descrições de cargo pode ser complexo, especialmente em organizações maiores. Para isso, é indicado o uso de ferramentas especializadas, como o Join RH, que oferece soluções eficientes para este desafio.
Esse sistema abrangente simplifica significativamente o processo de descrição de cargos. Ele oferece uma série de recursos que tornam a tarefa mais fácil, precisa e consistente.
Ao adotar o Join RH, você deixa para trás o Word e o Excel, ganhando, assim, produtividade, padronização e organização em seu processo. Portanto, dê adeus às ferramentas antigas e abrace a eficiência.
Recomendações para o título da descrição de cargo
Nomear cargos pode ser desafiador. Portanto, aqui estão algumas diretrizes para criar títulos eficazes em suas descrições de cargo:
- Em primeiro lugar, utilize títulos universais, comumente usados no mercado de trabalho;
- Opte por títulos facilmente identificáveis pela simples leitura;
- Ademais, evite denominações pouco descritivas como “assistentes” ou “assessores”;
- Também é importante adotar títulos curtos e objetivos que descrevam bem a função executada; e
- Por fim, evite títulos diferentes com significados muito semelhantes para não gerar confusão.
Além disso, tenha cuidado com as ocupações oficialmente reconhecidas. Certifique-se, portanto, de que o cargo exige a escolaridade correspondente, como nos casos de enfermeiro ou técnico em administração.
Crie classificações quando necessário, como júnior, pleno e sênior. Além disso, use “ajudante” para quem auxilia uma pessoa específica e “auxiliar” para quem auxilia em uma tarefa.
Evite exageros com denominações pomposas em descrição de cargo
É importante manter a simplicidade e clareza nos títulos dos cargos. Assim, evite chamar um arquivista de “especialista em arquivos”, por exemplo. Isso pode, consequentemente, gerar expectativas irreais e confusão.
Alguns exemplos exagerados e humorísticos de denominações de cargos incluem:
- Auxiliar de Engenharia Civil (peão de obra);
- Degustador de Produtos Etílicos (bêbado);
- Distribuidor de Produtos Alternativos (camelô);
- Distribuidor de Recursos Humanos (motorista de ônibus);
- Especialista em Logística de Alimentos (garçom);
- Especialista em Logística de Documentos (office-boy);
- Especialista em Marketing Impresso (boy do xerox);
- Oficial de Movimentação Interna (porteiro);
- Oficial de Movimentação Noturna (vigia);
- Saneador de Vias Públicas (gari);
- Supervisor Geral de Bem-Estar, Higiene e Saúde (faxineiro).
Estes exemplos ilustram, portanto, como títulos pomposos podem distorcer a realidade do cargo e criar expectativas que não são reais. Assim, mantenha-se fiel à essência da função.
Verbos para as atividades da descrição de cargo
É importante utilizar o verbo correto durante a descrição de cargos. Aqui estão alguns exemplos e indicações de onde eles devem ser utilizados em suas frases:
Conclusão
Em suma, a descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo.
Embora seja uma atividade trabalhosa, exige que o profissional que desenvolve este trabalho tenha bom senso, seja detalhista, tenha capacidade crítica e uma ótima habilidade de escrita.
O processo de descrição de cargo não deve ser entendido como estático ou algo que, uma vez terminado, pode-se esquecer. Muito pelo contrário, é um processo dinâmico que acompanha a própria dinâmica das mudanças da empresa e dos cargos.
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