Ter clareza sobre o papel de cada colaborador dentro da empresa é essencial para a eficiência e a transparência na gestão de pessoas. A descrição de cargos é o instrumento que torna isso possível, ela define as responsabilidades, os requisitos e as competências esperadas em cada função, servindo como base para decisões estratégicas do RH.
Mais do que um documento, a descrição de cargos é um processo contínuo de alinhamento entre cultura organizacional, metas de negócio e desenvolvimento humano. Quando bem estruturada, ela ajuda a atrair os profissionais certos, reduzir ruídos nas equipes e fortalecer a equidade nas políticas internas.
Neste guia completo, você vai aprender:
- O que é uma descrição de cargo?
- Por que a descrição de cargo é importante para o RH?
- Como fazer uma descrição de cargos: passo a passo
- Estrutura de uma descrição de cargo
- Exemplo prático de descrição de cargo
- Métodos para elaborar uma descrição de cargos
- Boas práticas e erros comuns ao descrever cargos
- Como manter as descrições de cargos atualizadas
- Tendências modernas em descrição de cargos
- FAQ – Perguntas frequentes sobre descrição de cargos
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O que é a descrição de cargo?
A descrição de cargos é um documento que reúne todas as informações sobre um cargo dentro da empresa, incluindo atividades, responsabilidades, competências, requisitos técnicos e relacionamentos hierárquicos.
Ela representa a base da estrutura organizacional, permitindo clareza sobre o que cada pessoa faz e como sua função contribui para os resultados do negócio.
💡 Definição prática:
“A descrição de cargos responde a cinco perguntas essenciais: o que faz, como faz, quando faz, onde faz e por que faz.” — Idalberto Chiavenato
Ter descrições bem estruturadas significa dar clareza às funções, reduzir conflitos e garantir que todos os colaboradores saibam exatamente o papel que desempenham no sucesso do negócio.
Por que a descrição de cargo é importante para o RH?
Entre os principais benefícios, estão:
- Apoia o recrutamento e seleção, tornando o processo mais assertivo;
- Serve de base para o plano de cargos e salários, com critérios objetivos de progressão;
- Facilita a avaliação de desempenho e competências;
- Reduz retrabalhos e sobreposições de tarefas;
- Aumenta a transparência interna e o engajamento; e,
- Garante conformidade com auditorias e normas de qualidade (ISO, IATF, ANVISA, etc.).
Além disso, a descrição de cargos é utilizada em diversos subsistemas de RH, como:
- Auditoria – garantindo conformidade entre funções e práticas;
- Recrutamento e seleção – orientando o perfil ideal do candidato;
- Avaliação de competências e desempenho – base para mensurar resultados;
- Remuneração e benefícios – fundamentando políticas salariais justas;
- Treinamento e desenvolvimento – indicando lacunas de capacitação; e,
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) – apoiando exigências legais.
🎯 Com a solução de Cargos e Salários do Join RH, é possível centralizar todas essas etapas em um único sistema, com histórico e indicadores atualizados.
Como fazer uma descrição de cargos: passo a passo
Criar descrições de cargos eficientes exige método. A seguir, veja o passo a passo ideal incorporando as principais técnicas utilizadas em RH.
1. Levantamento de informações
Reúna dados por meio de entrevistas, questionários e observações diretas. Converse com quem exerce o cargo, seus líderes e o RH.
2. Estruturação do documento
O formato mais comum inclui: Título do cargo, missão, atividades, formação e experiência exigida, competências necessárias e relacionamentos hierárquicos. Esses campos formam a base para a descrição e permitem padronizar documentos em toda a empresa.
3. Validação com liderança e RH
Garanta que o documento reflita a realidade das funções e tenha aprovação dos gestores responsáveis.
4. Divulgação e atualização
Publique no sistema interno e certifique-se de que colaboradores e líderes tenham acesso fácil. Recomenda-se revisar as descrições pelo menos uma vez por ano.
📋 Checklist rápido:
- Defina o objetivo do cargo.
- Levante as informações.
- Estruture o documento.
- Valide com gestores.
- Atualize periodicamente.
Estrutura de uma descrição de cargo
Uma descrição de cargo deve conter informações que sejam úteis para o RH, líderes e colaboradores. Veja os principais campos que não podem faltar:
1. Identificação do cargo
a. Título oficial;
b. Área ou departamento;
c. Código e CBO (Classificação Brasileira de Ocupações);
d. Jornada e tipo de vínculo.
2. Missão do cargo
Um resumo claro sobre o propósito da função e sua contribuição para os objetivos da empresa.
3. Atividades e responsabilidades principais
Liste as principais tarefas de forma objetiva, usando verbos de ação como executar, planejar, coordenar, analisar, supervisionar.
4. Formação e experiência exigida
Inclua nível de escolaridade, cursos, certificações e tempo mínimo de experiência.
5. Competências (CHA – Conhecimentos, Habilidades e Atitudes)
O CHA é a base do comportamento esperado para o cargo.
a. Conhecimentos: saber o que fazer;
b. Habilidades: saber como fazer;
c. Atitudes: querer fazer.
6. Relações hierárquicas
Especifique o nível de subordinação e quem o cargo supervisiona (se aplicável).
7. Indicadores de desempenho (KPIs)
Defina métricas claras para mensurar resultados: qualidade, produtividade, prazos, satisfação do cliente, entre outros.
8. Histórico de revisão
Registre datas e responsáveis por cada atualização do documento.
Essa padronização facilita a gestão, melhora a comunicação entre áreas e reduz inconsistências na estrutura organizacional.
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Exemplo prático de descrição de cargo
Para visualizar como aplicar essa estrutura na prática, veja um exemplo de descrição de cargo completo abaixo. Ele pode ser adaptado para qualquer função, mantendo a mesma estrutura de missão, responsabilidades e competências.
Cargo: Analista de Recursos Humanos
Área: Departamento Pessoal e Desenvolvimento Organizacional
CBO: 2524-05
Jornada: 44h semanais
Vínculo: CLT
Missão do cargo:
Executar e apoiar os processos de recrutamento, seleção, treinamento, avaliação de desempenho e clima organizacional, assegurando que as políticas de gestão de pessoas estejam alinhadas à estratégia da empresa.
- Conhecimentos: técnicas de recrutamento, legislação trabalhista, gestão por competências;
- Habilidades: comunicação interpessoal, organização, análise crítica;
- Atitudes: empatia, senso de equipe, proatividade e confidencialidade.
- Conduzir processos de recrutamento e seleção de ponta a ponta;
- Apoiar gestores na definição de perfis e competências dos cargos;
- Controlar indicadores de RH (turnover, absenteísmo, engajamento);
- Planejar e aplicar treinamentos corporativos;
- Apoiar a revisão e atualização de políticas internas de RH;
- Participar da elaboração de descrições de cargos e planos de carreira;
- Colaborar em ações de endomarketing e clima organizacional.
Responsabilidades principais:
Formação e experiência:
- Ensino superior completo em Psicologia, Administração ou áreas correlatas;
- Desejável experiência mínima de 2 anos em atividades de RH generalista;
- Pacote Office intermediário e conhecimento em sistemas de gestão de pessoas.
Competências (CHA):
Indicadores de desempenho:
- Tempo médio de fechamento de vagas;
- Satisfação dos gestores com os processos de RH;
- Redução de turnover e absenteísmo;
- Participação e avaliação média em treinamentos internos.
Relações hierárquicas:
- Reporta-se ao Coordenador ou Gerente de RH;
- Interage com todos os setores e fornecedores externos de serviços de RH.
Histórico de revisão:
- Data da última atualização: 10/2025
- Responsável: Equipe de RH
Métodos para elaborar uma descrição de cargos
Veja abaixo três métodos principais que podem ser aplicados conforme o tipo de cargo e porte da empresa:
1. Observação direta
É o método mais prático para cargos operacionais. O observador acompanha as atividades do colaborador, identificando suas tarefas e responsabilidades no dia a dia.
Vantagem: fornece dados reais e detalhados.
Desvantagem: pode ser demorado e depende da percepção do observador.
2. Questionário
O RH envia formulários padronizados aos colaboradores para descreverem suas atividades. É rápido e econômico, mas exige orientação clara para evitar respostas incompletas.
Vantagem: coleta ampla de informações com baixo custo.
Desvantagem: depende da precisão das respostas.
3. Entrevista
Método mais completo e indicado para cargos estratégicos. O entrevistador conduz perguntas abertas sobre as atividades, desafios, resultados e interações do cargo.
Vantagem: permite detalhamento e validação imediata.
Desvantagem: exige tempo e preparação do entrevistador.
💡 Dica: combine métodos para aumentar a precisão, por exemplo, questionário seguido de entrevista. No e-book gratuito sobre o tema, você encontra uma explicação detalhada de cada metodologia.
Boas práticas e erros comuns ao descrever cargos
Boas práticas
- Use linguagem simples e objetiva.
- Comece sempre com verbos de ação: coordenar, elaborar, monitorar, executar, analisar.
- Descreva o cargo, não a pessoa.
- Priorize atividades essenciais e resultados esperados.
- Atualize periodicamente e mantenha registro de versões.
Erros a evitar
- Copiar descrições genéricas de outras empresas.
- Exagerar em detalhes irrelevantes.
- Misturar responsabilidades de cargos diferentes.
- Escrever de forma vaga ou subjetiva.
- Esquecer de validar com os líderes.
- Usar linguagem vaga ou técnica demais
⚠️ Uma descrição imprecisa gera ruídos entre equipes e pode afetar avaliações, promoções e até auditorias internas.
Como manter as descrições de cargos atualizadas
As empresas mudam, e as funções também.
A descrição de cargos é um processo dinâmico que acompanha as mudanças organizacionais e não deve ser tratado como estático.
Por isso, manter as descrições de cargos atualizadas é essencial para refletir a realidade organizacional.
Boas práticas de revisão
- Revise sempre que houver mudanças na estrutura, tecnologias ou políticas internas;
- Registre data e responsável por cada revisão;
- Centralize os arquivos em um sistema único, evitando versões dispersas;
- Comunique aos gestores sobre as atualizações realizadas; e,
- Integre o controle com os processos de cargos e salários.
💡Com o Join RH, é possível gerenciar todas as revisões, aprovações e históricos de forma centralizada, garantindo conformidade e agilidade.
Tendências modernas em descrição de cargos
O mercado de trabalho evoluiu e a forma de estruturar cargos também.
Entre as principais tendências estão:
- Cargos híbridos e remotos, com foco em entregas, não em presença.
- Funções flexíveis e multidisciplinares, típicas de equipes ágeis.
- Cargos orientados por projetos, em vez de estruturas hierárquicas fixas.
- Ênfase em competências digitais e comportamentais.
- Uso de IA e automação para analisar e atualizar descrições com base em dados reais.
Essas mudanças mostram que a descrição de cargos é um documento vivo, que deve acompanhar a transformação cultural e tecnológica das empresas.
💡 Veja também: Feedback Contínuo: o que é e qual sua importância
Descrição de cargos e desenvolvimento profissional
As descrições de cargos também estão diretamente ligadas ao plano de desenvolvimento individual (PDI). Ao definir claramente as competências e resultados esperados, elas ajudam o colaborador a compreender o que precisa desenvolver para evoluir.
Além disso, permitem identificar lacunas de conhecimento e direcionar programas de treinamento e desenvolvimento mais assertivos, reduzindo custos e aumentando o retorno sobre os programas de capacitação.
FAQ – Perguntas frequentes sobre descrição de cargos
1. Qual a diferença entre cargo e função?
O cargo é a posição formal na estrutura da empresa e a função é o conjunto de tarefas exercidas dentro dele.
2. De quanto em quanto tempo revisar a descrição?
O ideal é revisar anualmente ou sempre que houver mudanças significativas nas atividades.
3. Quem deve aprovar as descrições de cargos?
Normalmente, o RH é responsável pela elaboração e validação final junto à liderança.
4. Preciso incluir salário na descrição de cargos?
Não. O salário é tratado no plano de cargos e salários, não na descrição em si.
5. Como adaptar para cargos remotos ou híbridos?
Inclua informações sobre o formato de trabalho, ferramentas utilizadas e indicadores de produtividade.
6. Existe material gratuito para aprender mais sobre descrição de cargos?
Sim! Disponibilizamos o e-book gratuito “O guia definitivo: Descrição de Cargo” com orientações e exemplos práticos
Conclusão
A descrição de cargos é mais do que um documento, é a base que conecta pessoas, processos e resultados. Mais do que um documento, ela representa clareza, transparência e alinhamento estratégico.
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