Acreditamos que você já conheça a elaboração de uma descrição de cargo. Portanto, apresentaremos algumas boas práticas de mercado para transformar a descrição de cargos em sua empresa em um processo frequente, dinâmico, formal e eficiente.
Descrever um cargo envolve determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de uma função, formalizando em um documento escrito as atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos do cargo na organização.
Não considere este processo estático ou algo a ser esquecido após sua conclusão. Desenvolva um método eficiente para a elaboração da descrição de cargos, que se ajuste à estrutura do RH e à dinâmica da empresa.
Tradicionalmente, utilizamos um dos métodos descritos a seguir, frequentemente combinando-os.
Método de observação local para descrição de cargo
No método de observação local, usamos uma abordagem básica, principalmente para cargos que envolvem operações manuais ou tarefas simples e repetitivas. Descrevemos e especificamos as tarefas que compõem o cargo simplesmente observando a pessoa trabalhando. Em geral, aplicamos este método para cargos do grupo operacional. A principal vantagem é a melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa e das relações com outros cargos. No entanto, sua maior desvantagem é ser um método moroso, o que encarece o processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que realiza a descrição.
Método de questionário para descrição de cargo
O método de questionário é amplamente utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Normalmente, elaboramos um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e o distribuímos para as lideranças ou colaboradores. Antes de distribuir os questionários, esclarecemos os objetivos da descrição para evitar dúvidas quanto ao seu uso correto. Frequentemente, usamos um modelo já preenchido como exemplo. A vantagem deste método é a rapidez e economia, porém a grande desvantagem está na falta de conhecimento sobre técnicas de descrição de cargos, o que muitas vezes resulta em preenchimentos incorretos ou incompletos.
Como o Join RH pode ajudá-lo com este processo?
Como pode ser observado, o sistema Join RH pode ajudar significativamente no processo de descrição de cargos. Além de manter todos os documentos padronizados, o sistema oferece modelos de visualização elegantes e uma forma prática e segura de distribuir esses documentos através de um portal dedicado. Um software especializado incorpora um processo de workflow para criação e revisão das descrições de cargos, utilizando formulários online e permitindo que o RH controle o acesso às descrições detalhadas de cada cargo.
Com o Join RH, você pode dizer adeus ao Word e Excel, ganhando produtividade, padronização e organização em seu processo de descrição de cargos!
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Método de entrevista para descrição de cargo
O método de entrevista é amplamente utilizado para descrever cargos. O profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo, buscando obter informações essenciais sobre suas responsabilidades e atividades. Para garantir a eficácia deste método, estruturamos a entrevista em etapas.
A principal vantagem deste método é a obtenção de dados mais confiáveis. No entanto, suas desvantagens incluem a possibilidade de uma entrevista mal estruturada, que pode gerar reações negativas dos entrevistados, e o elevado custo, pois requer profissionais de RH ou consultores externos bem preparados.
1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista para a descrição de cargo
Primeiramente, coletamos informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada. Muitas vezes, entrevistamos a própria liderança para elaborar uma descrição completa dos cargos.
Nesta etapa, agendamos a entrevista, explicando sucintamente o motivo e solicitando que o entrevistado se prepare, refletindo sobre as tarefas que desempenha e suas responsabilidades. Recomendamos que a entrevista seja realizada no local de trabalho do entrevistado, permitindo que ele se sinta à vontade e possa mostrar exemplos de seu trabalho.
2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista para a descrição de cargo
Para obter bons resultados e manter um clima agradável, é essencial conquistar a confiança do entrevistado. Iniciamos com uma apresentação franca e cordial, esclarecendo os objetivos da análise do cargo.
Explicamos que a análise dos cargos da organização requer dados detalhados, e ninguém conhece melhor o cargo do que o próprio ocupante. Informamos ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para elaborar a descrição do cargo, que ele poderá revisar posteriormente.
3ª Etapa – Análise das atividades na descrição de cargo
Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas.
Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades:
- Arquivar documentos
- Digitar cartas
- Redigir memorandos rotineiros
- Redigir cartas em inglês
Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga “como” são realizadas as atividades.
Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:
- Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.
- Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador.
- Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.
- Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.
Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo o esclarecimento é desnecessário, uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria sentido perguntar “Por que você arquiva documentos?”. A resposta natural seria “Para manter o arquivo organizado!”. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao “que é feito”, “como é feito” e “por que é feito” (quando necessário).
Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum elaborar previamente as perguntas por área de atuação.
- Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
- Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
- Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área?
- Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?
- Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
- Quais os principais desafios do seu cargo?
- Qual a autonomia do seu cargo?
4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração da descrição de cargo
O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será elaborada a descrição de cargos e que, se necessário, ele retornará para esclarecer eventuais dúvidas.
Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades do cargo, será elaborada a descrição e apresentada para críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.
Conclusão
O processo de criação da descrição de cargos consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo.
O processo de descrição de cargo não deve ser entendido como um processo estático ou um processo que uma vez terminado pode-se esquecer o assunto. Muito ao contrário, ele é um processo dinâmico que acompanha a própria dinâmica das mudanças da empresa e dos cargos.
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