O que é feedback?
Feedback é uma ação que revela os pontos positivos e negativos do trabalho executado tendo em vista a melhoria do mesmo. Ele é o parecer sobre uma pessoa, ou grupo de pessoas, na realização de um trabalho com o intuito de avaliar seu desempenho.
O processo de feedback
Este processo ocorre através do fornecimento de informações para o aperfeiçoamento do desempenho de uma pessoa, portanto, vinda de uma análise baseada no senso crítico e não no senso comum.
Feedback é comunicação, é diálogo, mas não é palestra!
Sendo assim, feedback não é uma opinião que expresse um sentimento ou emoção, nem queixa, bronca, conselho ou mesmo lição de moral. Por isso nunca comece o diálogo já tendo em mente que tem certeza que sabe a conclusão.
Qual a importância do feedback?
A importância da aplicação constante de feedback ao longo do tempo mostra que sua eficácia é tanto maior quanto mais próxima esteja da ocorrência que lhe deu origem. Esperar demais para fornecer feedback agrava as situações que precisam ser corrigidas e enfraquece o melhor momento para comemorar vitórias obtidas.
Dar feedback é um desafio, pois requer entender as pessoas e a maneira como elas reagem para aprimorar sua capacidade de dar retorno. Ser capaz de fazer uma leitura das outras pessoas não é uma habilidade inata, mas algo que precisamos desenvolver.
Portanto, feedback é investir pouco e ter resultado rápido e direto, pois o feedback indica o caminho que deve ser seguido para que o objetivo seja atingido, afinal queremos mudar, ou ressaltar, algum comportamento.
Quais são os tipos de feedback?
Lembre-se: A maneira com que se dá o feedback, está intimamente relacionada à receptividade e eficácia do mesmo.
Quais são as maiores dificuldades do feedback?
Existem diversos fatores que dificultam o processo de dar e receber feedbacks. Abaixo você poderá encontrar quais são.
Dificuldades em dar feedback
Dar nome as coisas já é uma tarefa bem difícil.
Entre os fatores culturais que tornam a leitura do feedback como crítica e agravam o desconhecimento das pessoas sobre como é bom fazê-lo estão:
- Medo de chocar o receptor
- Receio de receber críticas
- Medo de ser mal interpretado
- Medo de não saber como falar
- Receio de ele não concordar
- Achar que outra pessoa vai falar
- Pensar que vai começar uma discussão
- Achar que vai “sobrar” para si mesmo
- Pensar que vai falar pela enésima vez
- Temer as reações do outro
- Medo de comprometer amizade, relações sociais, competência e status
Enquanto a pessoa que recebe o feedback pode ter medo de ser humilhada, aquele que está falando teme que o outro se ofenda com os seus comentários e deixe de gostar dele.
Dificuldades em receber feedback
Não chame um Arquivista de Especialista em Arquivos!
Vivemos em uma cultura onde é difícil aceitar nossas ineficiências e ainda mais admiti-las para outros publicamente. Sendo assim, abaixo é citado por que muitas pessoas têm dificuldades em receber feedback:
- Receio em admitir que errou
- Falta de credibilidade em quem está dando feedback
- Receio em perder a imagem ou status conquistado
- Medo de autoconhecimento
- Não gosta de ser chamado a atenção
- Pensa que é perseguição
- Diz saber o que faz e que é responsável pelos seus erros
- Diz que esse é o seu jeito de fazer as coisas e que cada um tem seu jeito
Sob a influência de medos inconscientes, as duas partes tendem a entrar num modo defensivo.
Como dar Feedback?
Antes de dar seu feedback, elabore um pequeno roteiro. Aqui estão cinco passos para guia-lo para um bom resultado.
Descubra como dar feedback
1. Preparação
Reflita cuidadosamente sobre o que pretende falar e faça um balanço de aspectos positivos e negativos, assim os fatos mais importantes serão privilegiados na conversa, bem como os pontos positivos ajudam a quebrar a resistência.
2. Escolha do ambiente
A conversa deve ser em um ambiente neutro, sem interrupções ou terceiros, pois o local adequado ajuda a diminuir a tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias não interrompam o processo de feedback.
Dicas de como dar e receber Feedbacks
Nunca se esqueça de que críticas devem ser feitas reservadamente, mas elogios podem ser públicos!
Aprenda como dar ou receber feedback
Seja específico
Seja simpático e tenha empatia
Não faça com que esta conversa pareça que você quer “derrubar” a pessoa, quebre o gelo e inicie sempre com expressões amigáveis.
Mantenha o equilíbrio
Apresente orientações
Mostre como o processo realizado pelo ouvinte poderia ter tido um resultado melhor. Apenas dizer que algo não deu certo, sem comentários consistentes, deixa o feedback sem sentido. É necessário sinalizar o que pode e deve ser feito para melhorar.
Tenha a mente aberta
Mostre estar aberto para trocar ideias e procure entender se existem fatores desconhecidos por você que podem estar afetando o desempenho.
Evite o tom acusatório
Não utilize frases como “você é” ou “você fez”. Ao invés disto, é melhor dizer “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”. Esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.
Observe o ouvinte
Mantenha a percepção de como o ouvinte reage às suas colocações. A expressão facial irá orientá-lo se o feedback está sendo construtivo ou apenas complicando uma situação que poderia ser contornada sem grandes “atropelos” de comunicação.
Escute também
Quem fala também deve estar preparado a escutar a outra parte. Uma comunicação unilateral não surte os melhores efeitos, por isso, esteja pronto para ver o “outro lado da moeda”.
Escolha o momento certo
O feedback faz mais sentido quando é fornecido pouco tempo após o comportamento sobre o qual se espera retorno. Não guarde por meses algo importante a dizer, porém se a situação for de estresse, tratar do tema quando os ânimos ainda estão alterados só piora as coisas.
Foque em comportamentos
Dar o foco em comportamentos, e não em pessoas, possibilita uma análise e medição. Não compare o ouvinte com outras pessoas!
Também questione
Faça perguntas e seja paciente e bom ouvinte das respostas.
Tome nota
Fazer anotações é importante tanto para quem dá quanto para quem recebe o feedback, pois assim nenhum fator importante será esquecido. Ao final da conversa, releia os compromissos e estipule pontos de controle.
Compartilhe informações
Um bom feedback não é uma conversa de conselhos ou opinião. Fale somente sobre o que você está vendo.
Resumo das dicas
Feedback campeão
Feedback fracassado
Específico
Generalista
Simpático e empático
Antipático e desprezível
Equilibrado entre positivo e construtivo
Apenas feedback negativo
Sinaliza o que deve ser mudado
Não dá orientações
Está perceptível as reações do ouvinte
Não observa o ouvinte
Você assume a responsabilidade
A responsabilidade é transferida
Ouve a pessoa
A comunicação é unilateral
Ocorre o mais breve possível
É lento, guardado e descarregado
Descreve o comportamento
Avalia e julga o comportamento
Apresenta fatos
Dá opinião e conselho
Registra ações e evidências do feedback
Bate papo sem propósito
Levanta questões relevantes
Faz afirmações sem embasamento
Especifica as consequências
As consequências são vagas
É solicitado ou desejado
É imposto
Afirma o valor do receptor
Nega o valor do receptor
Erros comuns no feedback
O pior erro é não dar feedback, mas também é comum só se dar feedback negativo ou só dar o positivo quando precisa dar feedback corretivo, além de acabar sendo emotivo ou pessoal. Não se esqueça de deixar um espaço para ocorrerem as melhorias propostas e desta forma avaliar o resultado do feedback.
Impactos da ausência do feedback
Os efeitos da ausência de feedback podem ser observados nestes pontos abaixo.
- Impacta na produtividade.
- Causa desmotivação.
- Compromete a lealdade do funcionário em relação a liderança.
- Aumenta o risco de perda de talentos.
- Gera comportamentos inadequados.
É possível perceber que falta feedback quando o desempenho é baixo, há dificuldade de relacionamento e pouca iniciativa.
Reações comuns ao feedback
As reações ao feedback normalmente variam entre quatro tipos diferentes, confira abaixo.
Evidências do progresso do feedback
Aqui estão algumas evidências para você saber se está indo no caminho certo durante o feedback.
Positivas
- A pessoa está ouvindo cuidadosamente
- A pessoa agradece
- A pessoa concorda e até contribui com o feedback
Negativas
- A pessoa se justifica ou fica argumentando
- A pessoa nega ou ignora o feedback
- A pessoa esquece rapidamente o que foi falado
Como você dá feedback?
A maneira com que se dá o feedback está intimamente relacionada à receptividade e eficácia do mesmo.
Identifique o tipo de feedback
Um feedback pode ser formal quando ele é um processo pontual e agendado ou informal quando ocorre continuamente no dia a dia.
Deve-se dar um feedback positivo quando se deseja repetição do comportamento. Ele pode ter efeitos curativos e ajudar a pessoa a superar obstáculos em sua vida.
Quando se deseja mudança de comportamento dá-se um feedback corretivo, onde você sinaliza um determinado caminho a seguir com base em normas, regras e contexto.
Atenção
Os feedbacks insignificantes, ou seja, aqueles que são vagos e sem propósito, geram uma resposta mínima e nenhum impacto, por exemplo: “É isso aí!”, “Muito bem!”, “Meus parabéns!”.
Não dê um feedback ofensivo, onde você ridiculariza, menospreza, é agressivo ou diminui o receptor. Esse tipo de feedback pode causar danos à personalidade e à autoestima das pessoas.
Como você recebe feedback?
Primeiro, ouça atentamente. Você terá sua chance de falar, então, aguarde!
Siga estas instruções
Demonstre interesse no que é dito e seja receptivo mesmo que no momento não seja agradável e posteriormente reflita e tire conclusões.
Discordar é permitido, mas mantenha a mente aberta, procurando entender as razões da pessoa que fala.
Dê seu ponto de vista, assim você também deixa o emissor entender o que levou você a fazer algo ou apresentar certo comportamento.
Evite pensamentos paralelos e não fique construindo justificativas, como se devesse responder a cada ponto apresentado.
Peça tempo, se precisar, para entender a situação e dê exemplos para clarificar a situação. Peça para que fique claro o que é esperado para o futuro. Não tente presumir algo que você não entendeu.
Não hesite em pedir desculpas, em caso de erros, como sinal de respeito.
Por fim, lembre-se que você pode aprender com o que está ouvindo. Entenda que esta é uma oportunidade de desenvolvimento pessoal e profissional.
Conclusão
Dar feedback é uma das coisas mais importantes que um líder pode fazer porque é por meio dele que ajudará alguém a se desenvolver. Ao mesmo tempo, é uma das tarefas mais difíceis porque, infelizmente, temos o costume de enxergá-lo como uma crítica.
Ao melhorar as habilidades de feedback, estabelecemos um processo de compreensão, respeito e confiança em uma relação. A liderança deve gerar no liderado o desejo por feedback e não a aversão.
Se a organização não possui em sua cultura a prática do feedback é preciso que seja realizado um processo de conscientização sobre a importância do mesmo. Muitos profissionais têm realmente maiores chances de ascensão na carreira depois que recebem feedback sobre sua atuação na empresa, pois essa é uma oportunidade para identificar os pontos fortes e os que precisam ser melhorados no colaborador.
Lembre-se: o feedback visa o aperfeiçoamento do desempenho de uma pessoa, portanto, ele deve ter uma base de senso crítico e não de senso comum.
Momento de reflexão
- Quantos feedbacks você deu este ano?
- Quantos feedbacks você recebeu este ano?
- Qual foi o que mais contribuiu para o seu desenvolvimento?